📞 220 570 270

INSTANT TEAM - HLAVNÉ FUNKCIE

Plánovanie a sledovanie úloh
Rozpis práce je reprezentovaný stromovou štruktúrou úloh. K jednotlivým úlohám je možné priradiť zdroje, odhadnúť ich prácnosť a plánovaný dátum začatia a ukončenia práce na úlohe. Väzby medzi úlohami je možné vyjadriť vzťahom predchodca-nasledovník.

Úlohy môžu byť jednorazové i s pravidelným opakovaním.

Každý používateľ má k dispozícii sadu zostáv pre pochopenie svojej role v projekte a sadu svojich aktuálnych a plánovaných úloh vrátane zobrazenia úloh formou denného, týždenného, mesačného, štvrťročného či ročného kalendára.

Vedúci projektu majú k dispozícii nástroje na sledovanie stavu projektu, schvalovanie dokončených úloh, ručnú alebo automatickú aktualizáciu plánu projektu a analýzu pokroku projektu v čase.

Systém automaticky kontroluje prípadne konflikty v pláne, ako sú preťažené zdroje, úlohy začínajúce skôr, ako končí ich predchodca a pod.

Je možné tiež využiť tri typy automatického plánovania úloh: podľa predchodcov, podľa nasledovníkov a podľa voľnej kapacity zdrojov. Pri automatickom plánovaní systém sám aktualizuje predpokladaný dátum začatia a ukončenia práce na úlohách: podľa predpokladaného dátumu ukončenia práce na predchádzajúcej úlohe, predpokladaného dátumu začatia práce na nasledujúcej úlohe, odhadovanej prácnosti úlohy a voľnej kapacite používateľa, ktorému je úloha priradená. Pri plánovaní podľa predchodcov systém plánuje úlohu na čo najskôr s ohľadom na jeho predchodcu, ale bez ohľadu na kapacitu zdroja. Pri plánovaní podľa nasledovníkov ju plánuje na čo najneskôr s ohľadom na jej nasledovníkov, ale opäť bez ohľadu na kapacitu zdroja. V poslednom prípade plánuje úlohu na čo najskôr s ohľadom na jej predchodcu, ale tak, aby nedošlo k preťaženiu používateľa či zdroja, ktorému je úloha priradená.
Preberanie a schvaľovanie úloh
Vlastníci zdrojov majú svoje úlohy prehľadne roztriedené podľa naléhavosti. Nové im zadané úlohy dostanú najprv na prevzatie a po dokončení sa následne posielajú na schválenie.

Schvaľovať ich môžu následne vedúci projektov, autori úloh, vlastníci rodičovských alebo následných úloh, či priamo zadaní užívatelia na úrovni projektu či úlohy.
Plánovanie projektov podľa výrobných noriem
U projektov a šablón projektov možno nastaviť typ projektu na výrobné s použitím noriem na výrobu daného počtu kusov alebo noriem výroby za dané časové obdobie.

Následne možno prácnosť a poťažmo harmonogram pre vybrané úlohy v takom projekte počítať podľa počtu kusov k výrobe v projekte, zadaného koeficientu a normy pre danú úlohu. K dispozícii je aj kusový plán projektu, možnosť upravovať normy v priebehu projektu a porovnanie noriem so skutočnou výkonnosťou.
Zdieľanie projektových dokumentov, e-mailov a schôdzok
V rámci projektových tímov je možné plánovať spoločné schôdzky, zdieľať dôležité e-maily, dokumenty, zápisy z kontrolných dní, výstupy projektov a pod.

Pre lepšiu orientáciu medzi dokumentmi je možné ich zaraďovať do kategórií.
Skupinové zdroje
Databáza zdrojov je hierarchická, zdroje teda môžu mať podzdroje a tieto zase podpodzdroje. Kapacita skupinových zdrojov (tj. zdrojov s podzdrojmi) sa potom skladá z vlastnej kapacity, ktorá môže byť aj nulová, a nevyužitej kapacity svojich podzdrojov.

Instant Team kontroluje, aby nebola prekročená kapacita individuálnych zdrojov úloh, ktoré im boli pridelené priamo, ani celková kapacita skupiny zdrojov úlohami pridelenými skupinovému zdroji alebo niektorému z individuálnych zdrojov.

U zdrojov možno nastaviť ich zástupcov, ktorí majú možnosť prevziať úlohu na seba.
Plánovanie absencií
Instant Team obsahuje zostavu pre plánovanie absencií zdrojov (napr. dovolenky či choroba), ktorá pomáha plánovať vyťažovanie zdrojov. Vlastníci zdrojov môžu vytvárať žiadosti, ktoré môžu byť ďalej schvaľované.
Ganttov diagram
Aktuálny plán projektu je k dispozícii vo forme prehľadného Ganttovho grafu, ktorý názorne ukazuje plánovaný začiatok a koniec úloh, vzťahy medzi úlohami a priradenie zdrojov k úlohám. Pre väčšiu prehľadnosť možno zobraziť aj bez mimopracovnej doby.

K dispozícii sú vzťahy typu koniec-začiatok, koniec-koniec, začiatok-začiatok a začiatok-koniec a je tiež možné špecifikovať oneskorenia alebo predstih úlohy.

Pre uľahčenie práce možno priamo v Ganttovom diagrame vytvárať vzťahy medzi úlohami a meniť ich plánovaný termín za pomocou myši.
Smerné plány
Instant Team umožňuje uloženie aktuálneho plánu, odhadov prácnosti a nákladov do neobmedzeného množstva smerných plánov projektu, ktoré sú následne k dispozícii pre porovnanie s aktuálnym plánom alebo medzi sebou.

Grafické porovnanie je k dispozícii v okne projektu formou prehľadných budíkov, ktoré zobrazujú časovú odchýlku, odchýlku prácnosti, nákladov a aktuálnej rozpracovanosti.

Detailné porovnanie je k dispozícii vo forme Ganttovho diagramu a prehľadové zostavy za vybraný projekt alebo za celé projektové portfólio.

Prehľadové zostavy a budíky sú doplnené aj zrozumiteľným farebným označením súladu či nesúladu aktuálnych plánov so smerným plánom.
Kritická cesta
Aplikácia priebežne vypočítava voľnú rezervu a celkovú rezervu jednotlivých úloh na projekte a umožňuje graficky zobraziť kritickú cestu v projekte. Vďaka tomu neprehliadnete príležitosti, ako skrátiť vykonávanie projektu, a v prebiehajúcom projekte sa jednoducho sústredíte práve na tie úlohy, ktoré sú pre včasné dokončenie projektu kľúčové.
Nastavenie pracovnej doby
V aplikácii je možné založiť neobmedzený počet pracovných kalendárov, ktoré určujú pracovné dni, dennú pracovnú dobu a jej počiatok a koniec. Tieto kalendáre sa potom priraďujú jednotlivým zdrojom, u ktorých sa následne používajú pri výpočte vyťaženia zdroja a pri plánovaní jeho úloh.
Kompatibilita s GDPR
Instant Team vyhovuje požiadavkám a odporúčaním podľa nariadenia EÚ č. 2016/679 (GDPR). Zároveň poskytuje všetky nástroje na opravu, doplnenie alebo likvidáciu osobných údajov.
Upozornenie na zmeny
Instant Team hrubo zvýrazňuje nové a zmenené úlohy, projekty a ďaľšie záznamy. Zvýrazňujú sa takto záznamy, ktoré používateľ ešte nevidel, alebo boli zmenené od doby, kedy sa na ne naposledy pozrel.

Užívatelia si môžu zvýraznenie aj vynútiť alebo potlačiť pomocou funkcie "Označiť ako neprečítaný/prečítaný".

Zvýrazňujú sa takto i databázy, zostavy a skupiny obsahujúce neprečítané záznamy, čo uľahčuje vyhľadanie neprečítaných záznamov.

O nových a zmenených záznamoch môžu byť používatelia zároveň informovaní e-mailom. Tento e-mail automaticky obsahuje súbor so zástupcom predmetného záznamu, ktorého otvorenie spustí Instant Team a otvorí užívateľovi daný záznam.

Súbory so zástupcami záznamov v Instant Teame môžu vytvárať používatelia aj pomocou funkcie "Uložiť odkaz ako ...".
Upozornenie na úlohy a schôdzky
Instant Team užívateľov automaticky upozorňuje na ich úlohy, ktoré už mali podľa plánu začať, na premeškanie plánovaného dokončenie úlohy či na odmietnutie úlohy. Je možné aj nastavenie predstihu upozornenia.

Systém tiež upozorňuje na úlohy k prevzatiu, úlohy označené za hotové a čakajúce na schválenie.

Vedúci projektov upozorňuje na konflikty v pláne.

Účastníkov stretnutí potom upozorňuje na nadchádzajúce schôdzky.

Všetky upozornenia môžu byť zasielaná aj e-mailom.
Štatistiky a analýzy
V Instant Teame sú k dispozícii zostavy pre analýzu stavu projektu, predpokladaného vyťaženia zdrojov, pokroku projektu, analýzu práce vykonanej na projekte a pod.

Tieto zostavy je možné filtrovať podľa rôznych parametrov a sú plne interkatívne. Jednoducho je tak možné pri analýze prechádzať od súhrnných údajov k detailným, ľahko meniť zobrazené obdobie, zobrazovať si jednotlivé záznamy, triediť podľa niektorého zobrazeného stĺpca, hľadať text v zostave, prípadne aj zobrazené hodnoty upravovať. Napríklad v zostave vyťaženia zdrojov sa dá priamo meniť priradenie úloh.
Vykazovanie času
Čas strávený na úlohách, schôdzkach a absenciách je možné vykazovať spätne alebo aj priebežne, za pomoci zabudovaných stopiek. Vedúci projektov môžu tieto výkazy potom schvaľovať a analyzovať.
Možnosti integrácie
Obsah zostáv je možné exportovať vo formátoch HTML, PDF, CSV, iCalendar, Atom, SQL a importovať vo formáte CSV, iCalendar, SQL a LDIF/LDAP. Pripravený je aj predpis pre import z aplikácie MS Project.

Formát HTML je jazyk pre vytváranie WWW stránok, kde možno výstup formátovať pomocou CSS štýlov. Pomocou HTML exportov je možné tiež iniciovať zmeny v dátach.

Formát CSV je kompatibilný s väčšinou aplikácií, napríklad s aplikáciou Microsoft Excel. Využíva sa aj k integrácii s podnikovými či výrobnými systémami.

Formát iCalendar možno použiť pre automatický import schôdzok a úloh do programu Microsoft Outlook, Gmail alebo iných kalendárových aplikácií, prípadne do inteligentných telefónov.

Formát Atom je štandardizovaný XML formát, ktorý možno využiť napríklad pre integráciu PowerPivot / PowerQuery pre Excel.

Formát SQL zaisťuje priebežnú synchronizáciu dát medzi Instant Teamom a databázou SQL. K dispozícii je v dialekte pre MS SQL a MySQL.

Formát LDIF/LDAP slúži pre aktualizáciu dát v adresárovom serveru (Active Directory, Open LDAP).

Importy / exporty je možné vykonávať ručne, dávkovo bez interakcie používateľa alebo aj plánovane v preddefinovaných časoch.

Výsledky exportů môžu byť rozoslané vybraným používateľom e-mailom či byť dostupné cez web.

Vstupy pre importy sa dajú tiež získavať z webu.
Šablóny projektov
Ak vo svojom portfóliu máte viacero podobných projektov, môžete si vytvárať projektové šablóny, z ktorých jednoducho vytvoríte nový projekt, ktorý potom prispôsobíte aktuálnym potrebám.

Jednu zo šablón je možné zvoliť ako predvolenú a následne bude automaticky použitá pri vytváraní nových projektov.

Šablónu môžete tiež jednoducho vytvoriť z už existujúceho reálneho projektu a potom upraviť. Zdieľanie znalostí a projektových metodík medzi jednotlivými projektmi je vďaka tomu jednoduchšie a ušetríte množstvo práce.
Riadenie vzťahov so zákazníkmi
Po zapnutí funkcie "Riadenie vzťahov so zákazníkmi" v nastavení pracovnej skupiny môžu užívatelia v úlohe "Obchodník" začať v Instant Teamu evidovať spoločnosti, kontakty, záujemcov a obchodné príležitosti.

Pre prácu s príležitosťami je možné preddefinovať obchodné procesy, ktoré obchodníkov vedú k postupnému získanie zákazníka a zároveň zjednocujú analýzu obchodných činností a umožňujú ľahšiu predpoveď budúcich obchodov.

Pre e-mailovú komunikáciu možno využívať šablóny, v ktorých je možné používať v texte e-mailu náhrady, ktoré sa automaticky vyplnia patričným údajom z okna spoločnosti, príležitosti apod.
Riadenie podpory a údržby
Po zapnutí funkcie “Riadenie podpory a údržby” v nastavení pracovnej skupiny môžu užívatelia v úlohe “Technik” začať v Instant Teamu spravovať požiadavky a využívať databázu produktov a zmlúv.

K efektívnemu riadeniu vám, rovnako ako u projektov a príležitostí, pomôže plánovanie úloh, aktivít a evidencia dokumentov, ktoré pomôžu docieliť zvýšenie prevádzkového času, produktivity a kvality.

Pre ľahšiu prácu možno aj preddefinovať šablóny zmlúv a požiadaviek.
Finančné riadenie
Do Instant Teamu môžete zadať hodinové sadzby jednotlivých projektových zdrojov, prípadne priamo úloh a náklady na materiál, a následne sa vám automaticky vypočítajú predpokladané i skutočné náklady na projekt. Naviac je možné si zobraziť časový priebeh čerpania týchto nákladov pomocou grafu cash-flow.