📞 271 721 255

INSTANT TEAM - HLAVNÍ FUNKCE

Plánování a sledování úkolů
Rozpis práce je reprezentován stromovou strukturou úkolů. K jednotlivým úkolům je možno přiřadit zdroje, odhadnout jejich pracnost a plánované datum započetí a skončení práce na úkolu. Vazby mezi úkoly je možno vyjádřit vztahem předchůdce-následník.

Úkoly mohou být jednorázové i s pravidelným opakováním.

Každý uživatel má k dispozici sadu sestav pro pochopení své role na projektu a sadu svých aktuálních a plánovaných úkolů včetně zobrazení úkolů formou denního, týdenního, měsíčního, čtvrtletního či ročního kalendáře.

Vedoucí projektu mají k dispozici nástroje pro sledování stavu projektu, schvalování dokončených úkolů, ruční nebo automatickou aktualizaci plánu projektu a analýzu pokroku projektu v čase.

Systém automaticky kontroluje případné konflikty v plánu, jako jsou přetížené zdroje, úkoly začínající dříve, než skončí jejich předchůdci apod.

Je možno také využít tři typy automatického plánování úkolů: podle předchůdců, podle následníků a podle volné kapacity zdrojů. Při automatickém plánování systém sám aktualizuje předpokládané datum započetí a skončení práce na úkolech: podle předpokládaného data ukončení práce na předchůdcích úkolu, předpokládaného data započetí práce na následnících úkolu, odhadované pracnosti úkolu a volné kapacitě uživatele, kterému je úkol přiřazen. Při plánování podle předchůdců systém plánuje úkol na co nejdříve s ohledem na jeho předchůdce, ale bez ohledu na kapacitu zdroje. Při plánování podle následníků jej plánuje na co nejpozději s ohledem na jeho následníky, ale opět bez ohledu na kapacitu zdroje. V posledním případě pak plánuje úkol na co nejdříve s ohledem na jeho předchůdce, ale tak, aby nedošlo k přetížení uživatele či zdroje, kterému je úkol přiřazen.
Přebírání a schvalování úkolů
Vlastníci zdrojů mají své úkoly přehledně roztříděny dle naléhavosti. Nové jim zadané úkoly dostávají nejprve k převzetí a po dokončení je následně posílají ke schválení.

Schvalovat je mohou následně vedoucí projektů, autoři úkolů, vlastníci rodičovských či následných úkolů, či přímo zadaní uživatelé na úrovni projektu či úkolu.
Plánování projektů dle výrobních norem
U projektů a šablon projektů lze nastavit typ projektu na výrobní s použitím norem pro výrobu daného počtu kusů nebo norem výroby za dané časové období.

Následně lze pracnost a potažmo harmonogram pro vybrané úkoly v takovém projektu počítat dle počtu kusů k výrobě v projektu, zadaného koeficientu a normy pro daný úkol. K dispozici je i kusový plán projektu, možnost upravovat normy v průběhu projektu a porovnání norem se skutečnou výkonností.
Sdílení projektových dokumentů, e-mailů a schůzek
V rámci projektových týmů je možno plánovat společné schůzky, sdílet důležité e-maily, dokumenty, zápisy z kontrolních dnů, výstupy projektu apod.

Pro lepší orientaci mezi dokumenty je možné je zařazovat do kategorií.
Skupinové zdroje
Databáze zdrojů je hierarchická, zdroje tedy mohou mít podzdroje a tyto zase podpodzdroje. Kapacita skupinových zdrojů (tj. zdrojů s podzdroji) se pak skládá z vlastní kapacity, která může být i nulová, a nevyužité kapacity svých podzdrojů.

Instant Team kontroluje, aby nebyla překročena kapacita individuálních zdrojů úkoly, které jim byly přiděleny přímo, ani celková kapacita skupiny zdrojů úkoly přidělenými skupinovému zdroji nebo některému z individuálních zdrojů.

U zdrojů lze nastavit jejich zástupce, kteří mají možnost převzít úkol na sebe.
Plánování absencí
Instant Team obsahuje sestavu pro plánování absencí zdrojů (např. dovolené či nemoc), která pomáhá plánovat vytěžování zdrojů. Vlastníci zdrojů mohou vytvářet žádosti, které mohou být dále schvalovány.
Ganttův diagram
Aktuální plán projektu je k dispozici ve formě přehledného Ganttova diagramu, který názorně ukazuje plánovaný začátek a konec úkolů, vztahy mezi úkoly a přiřazení zdrojů k úkolům. Pro větší přehlednost lze zobrazit i bez nepracovní doby.

K dispozici jsou vztahy typu konec-začátek, konec-konec, začátek-začátek a začátek-konec a je také možné specifikovat zpoždění či předstih úkolu.

Pro usnadnění práce lze přímo v Ganttově diagramu vytvářet vztahy mezi úkoly a měnit jejich plánovaný termín za pomocí myši.
Směrné plány
Instant Team umožňuje uložení aktuálního plánu, odhadů pracnosti a nákladů do neomezeného množství směrných plánů projektu, které jsou následně k dispozici pro srovnání s aktuálním plánem nebo mezi sebou.

Grafické srovnání je k dispozici v okně projektu formou přehledných budíků, které zobrazují časovou odchylku, odchylku pracnosti, nákladů a aktuální rozpracovanosti.

Detailní srovnání je k dispozici ve formě Ganttova diagramu a přehledové sestavy za vybraný projekt nebo za celé projektové portfolio.

Přehledové sestavy a budíky jsou doplněny i srozumitelným barevným označením souladu či nesouladu aktuálních plánu se směrným plánem.
Kritická cesta
Aplikace průběžně vypočítává volnou rezervu a celkovou rezervu jednotlivých úkolů na projektu a umožňuje graficky zobrazit kritickou cestu v projektu. Díky tomu nikdy nepřehlédnete příležitosti, jak zkrátit provádění projektu, a v probíhajícím projektu se snadno soustředíte právě na ty úkoly, které jsou pro včasné dokončení projektu klíčové.
Nastavení pracovní doby
V aplikaci je možné založit neomezený počet pracovních kalendářů, které určují pracovní dny, denní pracovní dobu a její počátek a konec. Tyto kalendáře se pak přiřazují jednotlivým zdrojům, u kterých se následně používají při výpočtu vytížení zdroje a při plánování jeho úkolů.
Kompatibilita s GDPR
Instant Team vyhovuje požadavkům a doporučením dle nařízení EU č. 2016/679 (GDPR). Zároveň poskytuje veškeré nástroje k opravě, doplnění či likvidaci osobních údajů.
Upozornění na změny
Instant Team tučně zvýrazňuje nové a změněné úkoly, projekty a další záznamy. Zvýrazňují se takto záznamy, které uživatel ještě neviděl, nebo byly změněny od doby, kdy se na ně naposledy podíval.

Uživatelé si mohou zvýraznění také vynutit nebo potlačit pomocí funkce "Označit jako nepřečtený/přečtený".

Zvýrazňují se takto i databáze, sestavy a skupiny obsahující nepřečtené záznamy, což usnadňuje vyhledání nepřečtených záznamů.

O nových a změněných záznamech mohou být uživatelé také informováni e-mailem. Tento e-mail automaticky obsahuje soubor se zástupcem předmětného záznamu, jehož otevření spustí Instant Team a otevře uživateli daný záznam.

Soubory se zástupci záznamů v Instant Teamu mohou vytvářet uživatelé i pomocí funkce "Uložit odkaz jako ...".
Upozornění na úkoly a schůzky
Instant Team uživatele automaticky upozorňuje na jejich úkoly, které již měly podle plánu začít, na promeškání plánovaného dokončení úkolu či na odmítnutí úkolu. Je možné i nastavení předstihu upozornění.

Systém také upozorňuje na úkoly k převzetí, úkoly označené za hotové a čekající na schválení.

Vedoucí projektů upozorňuje na konflikty v plánu.

Účastníky schůzek pak upozorňuje na nadcházející schůzky.

Všechna upozornění mohou být zasílána i e-mailem.
Statistiky a analýzy
V Instant Teamu jsou k dispozici sestavy pro analýzu stavu projektu, přepokládaného vytížení zdrojů, pokroku projektu, analýzu práce vykázané na projektu apod.

Tyto sestavy je možnost filtrovat podle různých parametrů a jsou plně interaktivní. Jednoduše tak lze při analýze přecházet od souhrnných údajů k detailním, snadno měnit zobrazené období, zobrazovat si jednotlivé záznamy, třídit podle některého zobrazeného sloupce, hledat text v sestavě, případně i zobrazené hodnoty upravovat. Například v sestavě vytížení zdrojů lze přímo měnit přiřazení úkolů.
Vykazování času
Čas strávený na úkolech, schůzkách a absencích je možné vykazovat zpětně nebo i průběžně, za pomoci zabudovaných stopek. Vedoucí projektů mohou tyto výkazy poté schvalovat a analyzovat.
Možnosti integrace
Obsah sestav lze exportovat ve formátech HTML, PDF, CSV, iCalendar, Atom, SQL a importovat ve formátu CSV, iCalendar, SQL a LDIF/LDAP. Připraven je i předpis pro import z aplikace MS Project.

Formát HTML je jazyk pro vytváření WWW stránek, kde lze výstup formátovat pomocí CSS stylů. Pomocí HTML exportů je možné také iniciovat změny v datech.

Formát CSV je kompatibilní s většinou aplikací, například s aplikací Microsoft Excel. Využívá se i k integraci s podnikovými či výrobními systémy.

Formát iCalendar lze použít pro automatický import schůzek a úkolů do programu Microsoft Outlook, Gmail či jiných kalendářových aplikací, případně do chytrých telefonů.

Formát Atom je standardizovaný XML formát, který lze využít například pro integraci PowerPivot/PowerQuery pro Excel.

Formát SQL zajišťuje průběžnou synchronizaci dat mezi Instant Teamem a databází SQL. K dispozici je v dialektu pro MS SQL a MySQL.

Formát LDIF/LDAP slouží pro aktualizaci dat v adresářovém serveru (Active Directory, Open LDAP).

Importy / exporty lze provádět ručně, dávkově bez interakce uživatele nebo i plánovaně v předdefinováných časech.

Výsledky exportů mohou být rozeslány vybraným uživatelům e-mailem či být dostupné přes web.

Vstupy pro importy se dají také získávat z webu.
Šablony projektů
Pokud ve svém portfoliu máte více podobných projektů, můžete si vytvářet projektové šablony, ze kterých jednoduše vytvoříte nový projekt, který pak přizpůsobíte aktuálním potřebám.

Jednu ze šablon lze zvolit jako výchozí a následně bude automaticky použita při vytváření nových projektů.

Šablonu můžete také jednoduše vytvořit z již existujícího reálného projektu a poté upravit. Sdílení znalostí a projektových metodik mezi jednotlivými projekty je díky tomu snazší a ušetříte spoustu práce.
Řízení vztahů se zákazníky
Po zapnutí funkce "Řízení vztahů se zákazníky" v nastavení pracovní skupiny mohou uživatelé v roli "Obchodník" začít v Instant Teamu evidovat společnosti, kontakty, zájemce a obchodní příležitosti.

Pro práci s příležitostmi je možné předdefinovat obchodní procesy, které obchodníky vedou k postupnému získání zákazníka a zároveň sjednocují analýzu obchodních činností a umožňují snadnější předpověď budoucích obchodů.

Pro e-mailovou komunikaci lze využívat šablony, ve kterých je možné používat v textu e-mailu náhrady, které se automaticky vyplní patřičným údajem z okna společnosti, příležitosti apod.
Řízení podpory a údržby
Po zapnutí funkce " Řízení podpory a údržby " v nastavení pracovní skupiny mohou uživatelé v roli "Technik" začít v Instant Teamu spravovat požadavky a využívat databázi produktů a smluv.

K efektivnímu řízení vám, stejně jako u projektů a příležitostí, pomůže plánování úkolů, aktivit a evidence dokumentů, které pomohou docílit zvýšení provozního času, produktivity a kvality.

Pro snadnější práci lze i předdefinovat šablony smluv a požadavků.
Finanční řízení
Do Instant Teamu můžete zadat hodinové sazby jednotlivých projektových zdrojů, případně přímo u úkolů náklady na materiál, a pak se vám automaticky vypočtou předpokládané i skutečné náklady na projekt. Navíc je možné si zobrazit časový průběh čerpání těchto nákladů pomocí grafu cash-flow.