Používateľská príručka
III  Řízení podpory a údržby

V tejto kapitole:

Jestliže je součástí vaší práce poskytování servisních služeb a údržba nabízených produktů a budete v Instant Teamu používat funkcionalitu Řízení podpory a údržby, je třeba tuto funkcionalitu nejdříve povolit zaškrtnutím příznaku Řízení podpory a údržby na stejnojmenné stránce v okně pracovní skupiny, viz obrázek 35.1. (Stránku si zobrazíte pomocí nabídky Nástroje/Pracovní skupina a tlačítka Řízení podpory a údržby v nástrojové liště okna pracovní skupiny.)

Po zaškrtnutí se zobrazí další pole a záložky pro nastavení funkcionality.

Tato nastavení jsou dostupná pouze pro uživatele s rolí Správce.

Konfigurace řízení podpory a údržby

Pokud budete chtít při práci v oblasti řízení podpory a údržby zaznamenávat odpracovaný čas a používat výkazy práce pracovníků (viz kapitola 12 Výkazy práce), můžete v kolonce Umožnit vykazovat práci k požadavkům? kromě standardního vykazování práce k úkolům, schůzkám a absencím povolit i vykazování práce přímo k samotným požadavkům.

Požadavky jsou standardně číslovány podle pořadí při vytvoření, kolonka Ruční číslování požadavků umožňuje zapnout režim ručního číslování a číslovat požadavky ručně, nebo si vytvořit vlastní formát jejich číslování. K definování tohoto formátu slouží záložka Číselné řady na stránce Projektové řízení. Na ní po zaškrtnutí kolonky naleznete řádek Číselná řada požadavků, ve kterém lze zadat masku číselné řady, podle níž budou nově vytvářené požadavky automaticky číslovány. Podrobnosti o definici masky číselné řady naleznete v kapitole 17, sekce Konfigurace plánování, Režim ručního číslování projektů.

Budou-li při řešení požadavků na servisních úkolech pracovat i jiní pracovníci než technici jednotlivých požadavků, můžete v kolonce Servisní úkoly přebírají zaktivnit funkcionalitu přebírání servisních úkolů. Ta slouží k informování vlastníků delegovaných úkolů o tom, že jim byl přiřazen nový úkol nebo se chystá změna zadání již převzatého úkolu, a dává jim možnost přiřazení úkolu s technikem požadavku konzultovat. Můžete zde určit, zda mají být informováni vlastníci delegovaných úkolů nebo i jejich zástupci. Ve výchozím nastavení aplikace je nastavena volba Nikdo a funkcionalita není aktivní. Postup přebírání úkolů a oznámení spojená s přebíráním jsou popsána v sekci Sestava Úkoly k udělání, Přebírání úkolů v kapitole 6.

Výběrem možností u kolonky Servisní úkoly schvalují můžete nastavit schvalování splněných úkolů požadavku, tedy zda budou technici požadavků schvalovat dokončení úkolů, které byly přiřazeny jiným uživatelům, či zda nebude třeba dokončení úkolů požadavků schvalovat (oba postupy jsou popsány v kapitole 30, sekce Sledování úkolů požadavku).

V kolonce Výchozí šablona požadavků pak bude možné zvolit jednu z vytvořených šablon požadavků jako výchozí, tzn. že při vytvoření nového požadavku budou k požadavku automaticky doplněny úkoly podle této šablony (podrobnosti v kapitole 33 Šablony požadavků).

Po zašktrnutí kolonky Servisní list s cenami? budete moci v rozpisech požadavků, resp. ve vystavovaných servisních listech uvádět k jednotlivým položkám i jejich jednotkové ceny.

Kolonky Výchozí šablona pro tisk servisního listu a Šablona pro štítek zařízení slouží pro výběr šablon, podle nichž se tisknou servisní listy k požadavkům a štítky s QR kódy, pomocí kterých je možné otevírat záznamy se zařízeními.

V aplikaci je předpřipravena jedna šablona pro tisk servisních listů bez ceny a jedna pro tisk servisních listů s cenou. Systém výchozí šablonu nastaví podle povolení vystavovat servisní list s cenami (uživatelé si při tisku jednotlivých servisních listů mohou výchozí šablonu změnit). Pro tisk štítků k zařízením je předpřipravena jedna šablona a je nastavena jako výchozí (štítky se automaticky tisknou podle této šablony).

Vytváření servisních listů je podrobně popsáno v kapitole 30, sekce Rozpis pro vyúčtování požadavku, práce se štítky zařízení v kapitole 31, sekce Vytvoření nového zařízení. Přehled existujících šablon pro tisk dokumentů a postup pro vytváření nových pak v kapitole 29 Nastavení řízení vztahů se zákazníky, sekce Šablony pro tisk dokumentů.

Dále se začnou zobrazovat také záložky Šablony smluv, Šablony požadavků a Šablony zařízení. Na nich naleznete přehled šablon smluv (podrobnosti v kapitole 35), přehled šablon požadavků s definicemi úkolů nutných k realizaci jednotlivých typů servisních požadavků (podrobnosti v kapitole 33) a přehled šablon zařízení s předpisy opakovaných servisních úkolů vážících se k jednotlivým typům zařízení (podrobnosti v kapitole 33).

Uživatelské role v řízení podpory a údržby

Pro funkcionalitu Řízení podpory a údržby jsou, kromě uživatelských rolí určených pro řízení projektů (tj. rolí Vedoucí, Finančník, Správce a Dohlížitel), navíc k dispozici role Technik a Dispečer. Všechny role je možné vzájemně kombinovat. Podrobné informace o oprávnění rolí pro řízení projektů a o způsobu přiřazování rolí jednotlivým uživatelům naleznete v kapitole 17 sekce Uživatelské role.

Libovolný uživatel, bez ohledu na roli mu přiřazenou, může číst záznamy z databáze požadavků a smluv. S požadavky, u kterých je uveden jako technik, může také pracovat. Jestliže jsou tato základní oprávnění pro práci uživatele dostačující, ponechte mu v poli Role výchozí hodnotu Žádná.

Přiřazením role Technik umožníte uživateli:

• vytvářet, měnit a odstraňovat smlouvy a zařízení;
• vytvářet nové požadavky a měnit či odstraňovat vlastní požadavky a požadavky bez uvedeného technika;
• zařazovat nezařazené úkoly (tj. úkoly vygenerované dle předpisů opakovaných úkolů pro zařízení) do svých požadavků.

Uživatel s rolí Dispečer má stejná oprávnění jako uživatel s rolí Technik, navíc však může měnit a odstraňovat libovolné požadavky.

Uživatel s rolí Správce získává pro řízení podpory a údržby tato oprávnění:

• měnit, vytvářet a odstraňovat záznamy z databází Šablony smluv, Šablony požadavků a Šablony zařízení;
• měnit, vytvářet a odstraňovat libovolné požadavky a zařazovat do nich nezařazené úkoly.

Uživatel s rolí Dohlížitel může stejně jako v oblasti řízení projektů a řízení vztahů se zákazníky číst libovolné záznamy, nemůže je však vytvářet, měnit ani odstraňovat.

Přístupová práva jednotlivých uživatelů (s výjimkou uživatele v roli Dohlížitel) k úkolům, schůzkám, dokumentům, případně e-mailovým zprávám připojeným k jednotlivým požadavkům vyplývají z jejich vlastnictví a ze stavu požadavku, ke kterému jsou přiřazeny, viz kapitola 30, sekce Životní cyklus požadavku.