Benutzerhandbuch

In diesem Kapitel:

Dieses ausführliche Handbuch ermöglicht es Ihnen, alle Möglichkeiten der Anwendung Instant Team der Gesellschaft Heaven Industries möglichst effektiv auszunutzen.

Dank einer effektiven Unterstützung für Planung, Verfolgung, Messung und Analyse der Projekttätigkeit ermöglicht Instant Team allen Projektteams, kleinen oder großen, ihre Leistungsfähigkeit zu steigern. Dieses Buch umfasst alles, was Sie brauchen, um mit der Anwendung Instant Team arbeiten zu können. Von der Verwaltung der Benutzer über Verwendung der Anwendung zur Planung und späteren Verfolgung der Projekte bis zur Anpassung der Anwendung auf Ihre spezifische Bedürfnisse.

Für wen ist dieses Buch bestimmt?

Das Handbuch ist primär für die Benutzer der Dienstleistung Instant Team Hosted bestimmt, die über Internet gewährt wird. Sie kann jedoch auch für Gesellschaften behilflich sein, die Instant Team auf ihrer technischen Einrichtung selbst betreiben.

Lizenzebenen

Das Buch beschreibt die Möglichkeiten von Instant Team, die in den Lizenzebenen Standard und Professional zur Verfügung stehen, und einige Möglichkeiten der Lizenzebene Architect. Für Kunden der Dienstleistung Instant Team Hosted, die die Lizenzebene Architect anbietet, und für Kunden, die ein eigenes System in höheren Ebenen betreiben, sind alle in diesem Handbuch angeführten Informationen voll anwendbar. Sie erfahren hier jedoch nicht über alle Fähigkeiten von Instant Team, die nur in betreffenden höheren Ebenen erlaubt sind.

Version 6.5.4

Instant Team wird ununterbrochen weiterentwickelt. Es entstehen neue Funktionen und manchmal werden einige entfernt. Das Handbuch beschreibt die Funktionsfähigkeit laut Version 6.5.4.

Textkonventionen

In dem folgenden Text werden einige spezielle Konventionen verwendet, die Ihnen helfen sollen, sich im Buch schneller zu orientieren.

Tipps

Die Tipps bringen schnelle Ratschläge, um die Anwendung möglichst effektiv auszunutzen.

Bemerkungen

Diese Bemerkungen vermitteln technisch orientierte Tipps zur Verwendung von Instant Team. Sie brauchen diese Texte nicht lesen, einigen Benutzern können jedoch die hier angeführten Detailinformationen helfen.

upozorneni

Eine Benachrichtigung erklärt Ihnen potentielle negative Folgen einer Operation oder einer Aktion, insbesondere falls sie ernste oder sogar verheerende Folgen haben können, wie z. B. Datenverlust oder -inkonsistenz.

Handbuchstruktur

Das Handbuch kann komplett von Anfang an bis zu Ende gelesen werden, oder Sie können nur einige wichtige Kapitel auswählen. Folgende kurze Beschreibung einzelner Kapitel könnte Ihnen bei der Auswahl helfen.

Das erste Kapitel, Einführung, haben Sie bereits fast ganz zu Ende gelesen. Es hat vorgestellt, was von dem Handbuch zu erwarten ist und wie man sich darin orientiert.

Im zweiten Kapitel, Wir fangen an, machen Sie sich mit den Prinzipien der Bedienung von Instant Team vertraut. Sie erfahren, wie man sich in Instant Team bewegt, wo die Hilfe in dem System zu finden ist, und wie man mit den Datenbeständen, Datensätzen und Berichten arbeitet.

Im Kapitel Verwaltungwird beschrieben, wie Sie in Ihre Arbeitsgruppe neue Benutzer anlegen können, auf welche Art und Weise in Instant Team Zugriffsrechte funktionieren und wie man mit Ressourcen arbeitet. Sie bekommen hier auch Informationen, wie man in Instant Team Daten aus MS Project importieren kann, und wie man sich Vorlagen für Projekte vorbereiten kann. Die Verwaltung der Arbeitsgruppe und der Ressourcen ist in Instant Team den Benutzern mit der zugeordneten Rolle „Administrator“ vorbehalten, deshalb ist dieses Kapitel vor allem für sie bestimmt.

Im vierten Kapitel, Projekte, machen Sie sich damit vertraut, wie ein Projekt angelegt werden kann und wie man in Instant Team Projektdokumente, Protokolle der Kontrolltage usw. mit anderen Benutzern teilen kann.

Folgendes Kapitel, Aufgaben planen, zeigt Ihnen, wie Sie für ein Projekt eine Aufschlüsselung der Projekttätigkeiten (Work Breakdown Structure) erstellen können und wie Sie dazu eine manuelle oder automatische Auslastung der Ressourcen ausnutzen können. Hier sind die Arbeit mit Vorgängern und Nachfolgern der Aufgaben und die Analyse des kritischen Pfades im Projekt beschrieben. Dieses Kapitel richtet sich auf die Benutzer, die als Projektleiter angeführt sind.

Im Kapitel Aufgaben verfolgen wird dann beschrieben, wie die Mitglieder einzelner Projektteams über ihre Aufgaben erfahren, auf welche Weise sie ihre Projektleiter über Arbeitsabläufe benachrichtigen können und wie dagegen die Projektleiter diese Vorgänge am besten analysieren können. Sie erfahren auch, wie Sie den Projektplan immer auf dem neuesten Stand halten können und wie die Projektleiter die Fertigstellung einzelner Aufgaben genehmigen können. Nicht zuletzt wird hier auch die Arbeit mit Basisplänen beschrieben.

Kapitel sieben, Arbeitszeitnachweis, enthält eine Beschreibung des Anlegens und Ausfüllens von Arbeitszeitnachweisen (Timesheets). Sie lernen hier, wie man in Instant Team Arbeitsnachweisen zu vergangenen oder aktuellen Aufgaben erstellen kann und wie die Beauftragten die Arbeitsnachweise analysieren und genehmigen können.

Das Kapitel Produktionsprojekte beschreibt die spezifische Planung von Produktionsprojekten, das heißt vor allem die Eingabe von Normen bei Aufgaben eines Produktionsprojekts, der Stückplan eines Projekts oder die Möglichkeit Normen im Projektverlauf anzupassen.

Kapitel Termine macht die Projektteamleiter und -mitglieder damit vertraut, wie die Termine zu organisieren, die Übersicht über Termine im Zusammenhang mit dem jeweiligen Projekt zu gewinnen, und auch mit dem Vorgang, wie die in Instant Team eingeplanten Termine in andere Anwendungen oder Vorrichtungen zu übertragen, in denen sie gewöhnt sind ihren Zeitplan zu planen.

Kapitel zehn, E-Mail Korrespondenz, beschreibt wie die E-Mail Korrespondenz zwischen den einzelnen Projektteammitgliedern funktioniert und bietet die Möglichkeit, eine Übersicht der E-Mail Nachrichten als eine der möglichen Varianten der Führung von wichtiger Dokumentation zu einzelnen Projekten zu benutzen.

Im Kapitel elf, Kosten, erfahren Sie über Finanzplanung der Projekte in Instant Team.

In den fünf folgenden Kapiteln werden Prinzipien der Nutzung von Instant Team im Bereich Management von Kundenbeziehungen (Customer Relationship Management) beschrieben. Der Zugriff auf diese Funktion muss zuerst in der Einstellung der Arbeitsgruppe genehmigt werden.

Kapitel zwölf, Interessentenbewertung, zeigt die Weise der Angabenspeicherung bei dem ersten Kontakt mit Interessenten an Ihren Dienstleistungen oder Produkten. Sie erfahren auch, wie die Kommunikation mit Interessenten zu erfassen und wie ihre Bereitschaft, eine Geschäftsbeziehung anzuknüpfen, zu bewerten ist.

Im Kapitel mit der Bezeichnung Verwaltung der Gesellschaften und der Kontakte lernen Sie, wie Sie den Datenbestand der Gesellschaften unterhalten sollen, mit denen Sie Geschäftsbeziehungen pflegen, und wie Sie diese Gesellschaften mit einzelnen in Instant Team erfassten Kontakten, Projekten oder erfahren Gelegenheiten bündeln können.

Kapitel vierzehn, Entwicklung der Gelegenheiten, enthält eine Beschreibung der Geschäftsgelegenheiten und der Abschätzung ihres Erfolgs und ihres finanziellen Beitrags im bestimmten Zeitraum.

Kapitel Geschäftsprozessvorlage zeigt, wie die einzelnen Schritte der Geschäftsprozesse zu definieren und wie daraus Vorlagen zu erstellen, die von den Geschäftsleuten bei der Arbeit mit Kunden genutzt werden können.

Kapitel sechzehn, E-Mail Vorlagen, beschreibt der Vorgang einer Vorlagenerstellung zu den E-Mail Nachrichten, die den Interessenten oder Kontakten gewidmet werden, Die Geschäftsmänner machen sich mit den Möglichkeiten der Verwendung von diesen Vorlagen bekannt.

Im folgenden Kapitel, Anpassung der Berichte, erfahren Sie, wie Sie die in Instant Team definierten Berichte auf der standardmäßigen Lizenzebene anpassen können und wie Sie diese Anpassung in Ihrer Arbeitsgruppe teilen können.

Die Kapitel achtzehn bis dreiundzwanzig sind für Benutzer mit der Lizenzebene Professional bestimmt. Für die Benutzer mit der Lizenzebene Standard sind die hier beschriebenen Funktionen nicht verfügbar.

Das Kapitel Fortgeschrittene Anpassung der Berichte beschreibt den Vorgang bei Erstellung eigener Berichte und die Möglichkeiten einer vollen Anpassung der Berichte. Hier erfahren Sie, wie Sie den Inhalt des Berichts anpassen, Datensätze in Gruppen nach dem Inhalt einzelner Felder gruppieren sowie die Filter, Parameter und Aussehen einzelner Berichte definieren können.

Im Kapitel neunzehn, Felder und Datensätze anpassen, lernen Sie, wie man die Darstellung der Fenster anpassen kann einschließlich alle Details einzelner Datensätze. Hier wird beschrieben, wie man neue Benutzerfelder erstellt und Anpassung detaillierter Ansichten von einzelnen Datensätzen ändert.

Das kurze zwanzigste Kapitel, Anpassung der Farben, beschäftigt sich damit, wie die Administratoren eine bedingte Farbpräsentation der Werte der einzelnen Felder einstellen können.

In den folgenden zwei Kapiteln, Anpassung der Importe und Datenexport, sind die Möglichkeiten des Datenaustausches zwischen Instant Team und anderen Systemen und Anwendungen beschrieben. Sie erfahren hier, wie man in die Anwendung Instant Team Daten aus externen strukturierten Ressourcen zu importieren kann, einschließlich einer Erstellung von eigenen Importvorschriften, und auf welche Art und Weise man die Daten aus der Anwendung Instant Team exportieren kann.

Im Kapitel dreiundzwanzig, Verwaltung der Anpassungsmöglichkeiten, werden die fortgeschrittenen Einstellungen zusammengefasst, die den Administratoren der Arbeitsgruppen ermöglichen ausgewählte Parametrisierungsfunktionen der Anwendung Instant Team zu genehmigen und zu verbieten.

Das letzte Kapitel heißt Das letzte Kapitel heißt und ist nur für Benutzer mit der Lizenzebene Architect bestimmt; hier erfahren Sie, wie man Operationen erstellt und anpasst, d.h. wie Vorgänge zum Erstellen, Löschen und Ändern von Datensätzen in einzelnen Datenbeständen der Anwendung erstellt und angepasst werden.