Eine Umsetzung, die sich auszahlt

Der Umstieg auf ein Projektmanagementsystem schadet nicht

Sie bewältigen eine Vielzahl von Aufgaben nicht mehr und das Projektmanagement wird immer anspruchsvoller? Vielleicht haben Sie schon daran gedacht, ein internes System für Ihr Unternehmen anzuschaffen, das Ihnen die Arbeit erleichtert. Doch viele Menschen befürchten, dass der Umzug ihr Unternehmen nicht nur finanziell, sondern auch wertvolle Zeit kosten würde. Die Investition in ein hochwertiges internes Projektmanagementsystem zahlt sich jedoch aus und am Ende warten keine großen Hindernisse auf Sie.

Wir können sagen, dass bei der Umstellung auf ein Projektmanagementsystem die allermeisten Dinge ohne Komplikationen ablaufen. In nur wenigen Tagen nach der Übergabe weiß jeder, was zu tun ist, kennt Termine und Nachbereitung der Aktivitäten und bewältigt seine Arbeit problemlos. Gleichzeitig sind alle Mitarbeiter erleichtert, weil sie wissen, dass sie ihre Arbeit erledigen können und keine wichtigen Informationen verlieren.

Wie lange die Systemintegration dauert

Ein reibungsloser Übergang auf das neue System ist das Wichtigste auf dem Weg zu Ihrem ruhigeren Arbeiten. Deshalb versuchen wir immer, im Vorfeld mit den Kunden zu besprechen, was sie erwartet und wie lange die Umsetzung dauern wird. Dies hängt jedoch von der Komplexität der Vorgänge in Ihrem Unternehmen, von der Anzahl der Artikel, die das System enthalten wird, und auch von der Anzahl der Mitarbeiter ab. Daher ist die Implementierungszeit eine individuelle Angelegenheit.

Aber Sie müssen sich keine Sorgen machen. In den allermeisten Fällen verläuft der Übergang reibungslos. Die Mitarbeiter werden für alle notwendigen Funktionen vorgeschult, damit sie nach dem Einsatz im Unternehmen ohne unangemessene Verzögerung mit dem System arbeiten können.

Wie das System für Unternehmen bereitgestellt wird

In der ersten Phase sprechen wir über Ihre Vorstellung, was das System wissen soll, wer es in welcher Weise bei seiner Arbeit nutzen wird. Damit wird deutlich, welche Rollen die Menschen im Unternehmen bei der Nutzung des Systems spielen werden. So erfahren Sie, welche Funktionalitäten die Mitarbeiter für ein effizienteres Arbeiten benötigen und wie die Projektabläufe in Ihrem Unternehmen aktuell ablaufen. Dadurch können wir alles anpassen und Schulungen für alle vorbereiten, die das System verwenden werden.

Wir migrieren weiterhin Daten und integrieren bei Bedarf andere Systeme. Im nächsten Schritt bereiten Sie die grundlegenden Systemeinstellungen vor und erstellen Projektvorlagen und Vorlagen für Ihre Druckunterlagen.

Mit mehreren Key-Usern findet ein Pilotbetrieb statt, in dem Sie alles ausprobieren und prüfen, ob alles intuitiv und einfach ist. Dadurch können wir Prozesse, Berichte und auch wichtige Berechtigungen optimieren. Wir schulen dann den Rest des Personals, um das System zu verstehen, und wir können den Betrieb aufnehmen!

3 Schritte zur Vorbereitung auf das neue System

Sie fragen sich vielleicht, was Sie tun können, um den Übergang zu einem neuen Projektmanagementsystem so einfach wie möglich zu gestalten.

Wir empfehlen allen Kunden, das System selbst zu testen. Eine für Sie kostenlose 60-Tage-Testversion hilft dabei.
Der nächste Schritt, der Ihnen den gesamten Prozess erleichtert, besteht darin, ein klares Ziel für die Bereitstellung des Systems festzulegen. Legen Sie deshalb in Ihrem Unternehmen gleich zu Beginn fest, worauf sich die Umsetzung konzentrieren soll und welche Schritte wir auf später verschieben können. So teilen wir die einzelnen Phasen auf.
Wählen Sie jemanden, der sich um die Bereitstellung des Systems kümmert. Es ist gut, dass er genug Erfahrung und Autorität hat, um dies zu tun. Es geht nicht nur um die Einführung von Software, sondern auch um eine große Veränderung in der Arbeitsorganisation. Wählen Sie gleichzeitig jemanden, der eine solche Veränderung an Ihr Unternehmen weitergeben kann.

Und was ist am wichtigsten? Wir werden bei Ihnen sein!

Das Wichtigste für Sie ist, dass Sie beim Umstieg auf ein neues Unternehmenssystem nicht allein sind. Wir lassen Sie nicht in vielen Daten verloren gehen und wir lassen nicht zu, dass unübersichtliche Prozesse wieder in die Arbeitsorganisation eindringen. Wir begleiten Sie vom Erstgespräch bis zur Inbetriebnahme, erklären Ihnen alles und passen Ihre Arbeit an.

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