Používateľská príručka
II  Řízení vztahů se zákazníky

V tejto kapitole:

Pro zjednodušení e-mailové korespondence můžete u zpráv, které zasíláte pravidelně či ve větším množství, používat šablony e-mailových zpráv. Šablony e-mailů vám mohou usnadnit i e-mailovou korespondenci spojenou s fakturací vašich služeb.

Vytváření šablon pro e-mailové zprávy je vyhrazeno uživatelům s rolí Správce.

Vytvoření šablony e-mailové zprávy

Nejdříve si otevřete sestavu, resp. záložku Šablony e-mailů, kterou naleznete v okně pracovní skupiny (nabídka Nástroje/Pracovní skupina) na stránce Řízení vztahů se zákazníky.

K vytvoření nové šablony použijte šedivou buňku Nová šablona e-mailu. Po potvrzení zadané hodnoty bude šablona vytvořena a volbou Podrobnosti... v místní nabídce nad daným řádkem otevřete okno pro její definici.

Do pole Poznámka můžete zapsat poznámku týkající se např. pravidel pro používání šablony. Jestliže si budete chtít e-mailové zprávy vytvořené ze šablony posílat i na svou vlastní e-mailovou adresu, zaškrtněte příznak Skrytá kopie odesílateli.

Pole Předmět a Tělo e-mailu tvoří samotnou e-mailovou zprávu. Text těla-emailu lze formátovat, viz sekce Vytváření záznamů, Formátování textu v kapitole 2.

Do obou těchto polí je možné vpisovat značky %1 až %9 nahrazující hodnoty vybraných souvisejících polí, obdobně jako při definování vlastní podoby záhlaví a zápatí stránek při tisku. Z nabídky kolonky Náhrada, která se otevře po zapsání značky do předmětu či těla e-mailu, můžete zvolit pole, které bude daná značka zastupovat (podrobnosti naleznete v kapitole 2, sekce Tisk). V textu e-mailové zprávy vytvořené ze šablony se bude zobrazovat konkrétní hodnota vybraného pole.

Do pole Příloha lze tlačítkem Přiložit... připojit k šabloně soubor o maximální velikosti 5 MB, který se bude automaticky připojovat ke každé zprávě vytvořené z dané šablony. Práce s přílohami je popsána v kapitole 15, sekce Práce s přílohami.

Přílohy šablon e-mailových lze vytvářet také pomocí náhrad – pokud vyberete pole typu příloha do kolonky Příloha (v oddíle Náhrady), bude k e-mailové zprávě ze šablony automaticky připojena konkrétní příloha, resp. konkrétní hodnota vybraného pole.

Používání šablon e-mailových zpráv

Šablonu e-mailu lze vyvolat dvojím způsobem. Pomocí nabídky Záznam/(Více)/Nový/Nový e-mail ze šablony/výběr konkrétní šablony otevřete dialogové okno pro zadání nové e-mailové zprávy, ve které již budou předvyplněná pole podle vybrané šablony.

Je možné také použít volbu Záznam/Nový/Nový e-mail a šablonu vybrat z rozbalovacího seznamu přímo v okně s podrobnostmi nového e-mailu.

Text zprávy ze šablony můžete dále upravovat a doplňovat do něj např. personalizovaná oslovení.

Šablony e-mailů pro fakturaci

Pokud budete v Instant Teamu vystavovat vydané faktury, umožní vám šablony e-mailů a kolonky Pro faktury, Pro výzvy k platbě a Pro daňové doklady k platbě, které naleznete pod přehledem existujích šablon, automatické generování e-mailových zpráv s vydanými fakturami, resp. s daňovými doklady v příloze. V případě sledování pohledávek z vydaných faktur lze nadefinovat šablony e-mailů, podle kterých budou systémem generovány upomínky na pohledávky po splatnosti.

Podrobnosti o vystavování vydaných faktur a sledování pohledávek z těchto faktur naleznete v kapitole 25 Fakturace.