Benutzerhandbuch

In diesem Kapitel:

Die Arbeit der Geschäftsleute kann durch Erstellung von Vorlagen der Geschäftsprozesse effektiver werden, d.h. mit einer Definition der Reihenfolge von Schritten, die die Geschäftsleute bei der Arbeit mit ihren Kunden durchmachen. Durch Verwendung von Vorlagen für die einzelnen Geschäftsprozesse gewinnen Sie einen Überblick darüber, in welcher Phase sich die unvollendeten Geschäftsgelegenheiten befinden, und Sie können sehr schnell den Verlauf der Geschäftsbeziehung mit jeweiligen Kunden finden. Die erstellten Vorlagen ermöglichen im Bedarfsfall auch eine gegenseitige Vertretbarkeit der Geschäftsleute bei einer Geschäftsverhandlung.

Die Erstellung von Vorlagen der Geschäftsprozesse bleibt den Benutzern mit der Rolle Administrator vorbehalten.

Vorlage eines Geschäftsprozesses erstellen

In der Navigation zuerst den Datenbestand Aufgabenvorlagen wählen, dann in den Bericht Geschäftsprozesse wechseln. Mit dem Menü Datensatz/Neu/Neuer Geschäftsprozess... öffnen Sie das Dialogfenster, in dem der Kopf einer neuen Vorlage ausgefüllt werden muss, d.h. die Felder Name und Bemerkung. Danach erscheint im Bericht eine neue Zeile mit der gerade erstellten Vorlage.

Die einzelnen Vorlagen der Geschäftsprozesse können in dem Bericht verschoben werden und die Reihenfolge, in der sie angezeigt werden, kann sich auf diese Weise ändern. Dieser Vorgang ist im Kapitel 4, Teil Projekte nummerieren ausführlich beschrieben.

Die einzelnen Schritte bzw. Aufgaben des Geschäftsprozesses können mit dem Menü Datensatz/Neu/Neue Aufgabenvorlage/Neue Aufgabenvorlage zum Geschäftsprozess über der markierten Zeile mit dem Vorlagenname eingeben.

Im Bericht wird für die Vorlagenaufgabe eine neue Zeile erstellt, die es ermöglicht einzelne Felder zu bearbeiten, mit einem Doppelklick auf die Zeile kann man ein Fenster mit Details der jeweiligen Vorlagenaufgabe öffnen und die Angaben dort eintragen.

Zuerst füllen Sie die Felder Name und Bemerkung aus, in dem z.B. methodische Hinweise zur Aufgabenerfüllung eingetragen werden können.

Felder im Segment Plan verfügen über ähnliche Funktionen wie bei der Aufgabenplanung im Projektmanagement, wie im Kapitel 5, Teil Projektplan beschrieben ist.

Zu den Vorlagenaufgaben muss kein konkreter Eigentümer eingegeben werden, automatisch wird die Standardressource des angemeldeten Benutzers durchgeschrieben, der die Vorlage nutzt. Falls einen Teil der Aufgaben neben dem Geschäftsmann auch ein weitere Mitarbeiter ausübt, führen Sie ihn im Feld Eigentümer bei den ihm zugeordneten Aufgaben an.

Die Schritte eines Geschäftsprozesses sollen aufeinander folgen, für ein richtiges Funktionieren der Vorlage ist also erforderlich die einzelnen Aufgaben mit der Vorgänger-Nachfolger Beziehung zu verbinden. Im rechten Berichtsteil mit der Vorlagenübersicht befindet sich ein Gantt-Diagramm, das die Beziehungen zwischen den einzelnen Aufgaben darstellt und das Sie verwenden können, um diese Beziehungen zu erstellen. Gleichzeitig muss auch die sog. Planung nach Vorgängern verwendet und im Feld Priorität der Wert „P“ eingegeben werden. Eine ausführliche Beschreibung finden Sie im Kapitel 5, Teil Aufgabenvorgänger.

In der Box Wahrscheinlichkeit können Sie die Wahrscheinlichkeit abschätzen, mit der bei der Erfüllung der jeweiligen Aufgabe einen erfolgreichen Abschluss der Gelegenheit erwartet werden kann. Diese Wahrscheinlichkeit wird bei der Verwendung einer Vorlage automatisch im Fenster der Gelegenheit durchgeschrieben und wird bei einer Berechnung der Ertragsaussichten in dem jeweiligen Schritt der Gelegenheit verwendet.

Wenn eine Vorlage des Geschäftsprozesses geändert wird, werden die der alten Vorlage entsprechenden Aufgaben automatisch mit neuen Aufgaben ersetzt.

Vorlagen der Geschäftsprozesse verwenden

Eine Vorlage der Geschäftsprozesse kann auf zweierlei Weise aufgerufen werden. Die Administratoren der Arbeitsgruppen können im Bericht Geschäftsprozesse, in dem sich die Übersicht der verfügbaren Vorlagen befindet, über der Zeile mit der jeweiligen Vorlage das Menü Datensatz/Neu/Neue Gelegenheit mit dem Prozess... nutzen. Es öffnet sich ein Fenster zur Erstellung einer neuen Gelegenheit mit den bereits definierten Schritten und einer zugeordneten Wahrscheinlichkeit nach der Vorlage.

Die Geschäftsleute können eine für den konkreten Typ der Gelegenheit empfohlene Vorlage des Geschäftsprozesses aus dem Dropdown-Menü des Felds Geschäftsprozess im Fenster der Gelegenheit auswählen (siehe Bild 14.2).