Používateľská príručka
II  Řízení vztahů se zákazníky

V tejto kapitole:

Pokud budou členové vaší pracovní skupiny používat aplikaci Instant Team pro práci v oblasti řízení vztahů se zákazníky, případně pokud budete chtít vystavovat v Instant Teamu faktury či při řízení projektů sledovat i výnosy a zisky projektů, je třeba nejdříve povolit funkcionalitu Řízení vztahů se zákazníky. To provedete zaškrtnutím příznaku Řízení vztahů se zákazníky na stejnojmenné stránce v okně pracovní skupiny, viz obrázek 29.2 dále.(Stránku otevřete pomocí nabídky Nástroje/Pracovní skupina a tlačítka Řízení vztahů se zákazníky v nástrojové liště okna pracovní skupiny.)

Po zaškrtnutí se na stránce zobrazí další pole a záložky, pomocí kterých si budete moci funkcionalitu přizpůsobit.

Konfigurace řízení vztahů se zákazníky

Jestliže budou jednotliví pracovníci vykazovat odpracovaný čas a používat výkazy práce pracovníků (viz kapitola 12 Výkazy práce), můžete v kolonce Umožnit vykazovat práci k příležitostem? povolit vykazování času přímo k samotným příležitostem, nejen k úkolům, schůzkám či k absencím, jak je standardně nastaveno.

Budou-li při realizaci příležitostí na obchodních úkolech pracovat i jiní pracovníci než obchodníci příležitostí, můžete v kolonce Obchodní úkoly přebírají zaktivnit funkcionalitu přebírání obchodních úkolů. Ta slouží k informování vlastníků takovýchto delegovaných úkolů o tom, že jim byl přiřazen nový úkol nebo se chystá změna zadání již převzatého úkolu, a dává jim možnost přiřazení úkolu s obchodníkem příležitosti konzultovat. Můžete zde určit, zda mají být informováni vlastníci delegovaných úkolů nebo i jejich zástupci. Ve výchozím nastavení aplikace je nastavena volba Nikdo a funkcionalita není aktivní. Postup přebírání úkolů a oznámení spojená s přebíráním jsou popsána v sekci Sestava Úkoly k udělání, Přebírání úkolů v kapitole 6.

V kolonce Obchodní úkoly schvalují můžete nastavit, jakým způsobem se bude nakládat se splněnými úkoly příležitostí, tedy jestli budou obchodníci příležitostí schvalovat dokončení úkolů, které byly přiřazeny jiným uživatelům, či zda nebude třeba úkoly příležitostí po dokončení schvalovat (oba postupy jsou popsány v kapitole 20, sekce Sledování úkolů příležitosti).

Na záložce Společnost, viz obrázek 29.5 níže, můžete v poli Vzor adresy pro detail z webu nakonfigurovat odkaz na libovolné webové stránky, který bude využíván pro vyhledávání informací o zájemcích a společnostech (pole Detail z webu podle IČ zobrazující se v záznamech z databází zájemců a společností, viz kapitola 18, část Zobrazení informací z webových stránek).

Značky %1 až %9 zapsané na konec odkazu slouží pro určení údajů, podle kterých mají být informace vyhledávány. Z výběrového seznamu pole Náhrada, které se zobrazí po zapsání značky, vyberte údaj o zájemcích, resp. společnostech, podle kterého chcete informace na zadané stránce vyhledávat. Při vyhledávání pak bude příslušná značka nahrazena vybranou hodnotou (obdobné značky fungují při definování vlastní podoby záhlaví a zápatí při tisku, viz sekce Tisk v kapitole 2).

Ve výchozím nastavení aplikace je konstruován odkaz na stránky společnosti detail.cz, ve kterých jsou informace o zájemcích či společnostech vyhledávány podle identifikačního čísla, na obrázku níže je jako příklad zkonstruován odkaz na stránky google.com, na kterých je vyhledáváno podle názvu zájemce či společnosti.

Zároveň se začnou zobrazovat záložky Produkty obsahující přehled nabízených produktů (podrobnosti v kapitole 26), Šablony e-mailů obsahující přehled šablon e-mailových zpráv (podrobnosti v kapitole 23) a záložka Obchodní procesy s přehledem šablon obchodních procesů (podrobnosti v kapitole 22).

Jestliže budete aplikaci Instant Team používat pro sledování výnosů projektů, budete moci v okně pracovní skupiny na stránce Projektové řízení na záložce Základní v oddíle Záložky okna úkolu (viz obrázky 17.13, 17.15) pomocí kolonky Zobrazit Výnosy určit, kdy se má v oknech s podrobnostmi úkolů zobrazovat záložka Výnosy.

Konfigurace e-mailové komunikace

Součástí této funkcionality je také možnost používat Instant Team pro vedení e-mailové komunikace (podrobnější informace v kapitole 21 E-mailová korespondence).

Na záložce Emaily naleznete vygenerovanou e-mailovou adresu, přes kterou je možné v aplikaci přijímat e-mailové zprávy. Správce firemní sítě určí, zda budou tuto adresu pro přijímání zpráv v Instant Teamu potřebovat jednotliví uživatelé, či zda nastavení vaší firemní sítě umožní automatické přijímání e-mailových zpráv, došlých na firemní e-mailové adresy, také v aplikaci Instant Team.

Pro fungování odesílání e-mailových zpráv z Instant Teamu je třeba vyplnit údaje o vašem firemním serveru SMTP, povinné je pouze pole Server SMTP. Pro informace o nastavení serveru na odesílanou poštu a jeho zabezpečení ve vaší společnosti se pravděpodobně budete muset také obrátit na pracovníka, který spravuje vaši firemní síť.

Nastavení jednotek a měn

Při rozepisování finančních objemů příležitostí (viz kapitola 20, sekce Rozpis velikosti příležitosti) vám mohou usnadnit práci předem definované jednotky množství a měny.

Na záložce Jednotky nadefinujete jednotky množství, ve kterých své služby či výrobky zákazníkům nabízíte a dodáváte. Typicky jsou takovými jednotkami kusy či hodiny (množství práce).

Novou jednotku vytvoříte zadáním jejího názvu do šedivé buňky Nová jednotka a potvrzením této hodnoty. Do sloupce Zkratka uveďte zkratku pro označování dané jednotky.

Na záložce Měny můžete, pokud budete pro svou obchodní činnost potřebovat, definovat různé peněžní měny.

Novou měnu vytvoříte zadáním názvu do šedivé buňky Nová měna a potvrzením této hodnoty. Do sloupce Kurz vepište kurz, kterým bude měna systémem přepočítávána vůči výchozí měně, a do sloupce Kód označení dané měny.

Jako výchozí měna je standardně používána Česká koruna. Jestliže v nastavení pracovní skupiny zvolíte jiný jazyk než češtinu, budou jako výchozí měna používána Eura (podrobnosti o nastavení jazyka aplikace v kapitole 2, sekce Nastavení pracovní skupiny). Měnu označenou jako výchozí je možné přejmenovat a jako výchozí měnu pak používat jinou než aplikací přednastavenou.

Nastavení údajů pro fakturaci

Pro usnadnění práce při fakturaci vašich služeb a výrobků (viz kapitola 25), je vhodné provést několik nastavení na úrovni pracovní skupiny.

Na záložce Společnost vyplňte do kolonky Splatnost výnosů počet kalendářních dnů, po který jsou vámi vydávané faktury splatné, resp. podle kterého se bude řídit výpočet data splatnosti vydávaných faktur.

Do textového pole Úvodní text zde můžete dopsat text, který budete chtít standardně propisovat na tištěných fakturách pod hlavičku faktury s obecnými údaji.

V kolonce Poznámka na konci můžete vytvořit textovou poznámku, která se bude na tištěných fakturách propisovat pod část faktury s fakturovanými položkami. Pole funguje jako výběrový seznam, můžete tak předpřipravit několik poznámek, které bude možné do tištěných faktur propisovat, k vytvoření poznámky slouží volba Nový text pro fakturaci... V okně, které se otevře, dopište vlastní text poznámky a poznámku pojmenujte (text v tomto poli je možné formátovat, viz sekce Vytváření záznamů, Formátování textu v kapitole 2).

Dobu splatnosti je možné nastavovat samostatně pro jednotlivé projekty, k nimž jsou faktury vystavovány (viz obrázek 20.12). V jednotlivých vydaných fakturách je také možné upravovat úvodní text a vybrat, případně vytvořit poznámku na konci.

Na záložce Šablony e-mailů (viz obrázek 23.1) si můžete nastavit automatické generování e-mailových zpráv pro zasílání vystavených faktur a výzev k platbám zákazníkům. Jestliže do kolonek Pro faktury a Pro výzvy k platbě vyberete některou z předpřipravených šablon e-mailů, případně pomocí nabídky vytvoříte šablonu novou, dojde při dokončení vydané faktury, resp. výzvy k platbě, k otevření nové e-mailové zprávy dle zvolené šablony, která bude mít soubor s danou fakturu pro tisk jako přílohu. Při nastavení šablony e-mailu v kolonce Pro daňové doklady k platbě pak u faktur vystavených formou výzvy k platbě dojde při zaplacení výzvy k platbě k otevření nové předpřipravené e-mailové zprávy mající v příloze soubor s tištěnou podobou daňového dokladu k platbě. Podrobnosti o vytváření šablon e-mailových zpráv naleznete v kapitole 23 Šablony e-mailů.

Na záložce Šablony upomínek můžete nadefinovat pravidla pro zasílání upomínek k pohledávkám, resp. vydaným fakturám po splatnosti a určit jejich podobu, podrobnosti v kapitole 25 Šablony upomínek pohledávek.

Aplikace také kontroluje správnost uhrazených částek za vaše pohledávky i závazky, případně umožňuje hromadně označovat správně uhrazené vydané i přijaté faktury za zaplacené, což vám může usnadnit fakturaci, zejména pokud si do Instant Teamu importujete historii plateb ze svého účtu (viz kapitola 28 Import transakční historie z bankovního účtu). Ke stanovení limitů pro správnost uhrazených částek slouží kolonky Absolutní limit pro správné platby a Procentní limit pro správné platby na stránce Řízení vztahů se zákazníky. Můžete si v nich nastavit vlastní limity, tedy určit konkrétní částku či počet procent z fakturované částky, o které se může výše platby od částky k úhradě lišit, aby mohla být faktura systémem považována za správně uhrazenou.

Nastavení vlastní společnosti

Na záložce Společnost naleznete také kolonku Naše společnost reprezentující vaši vlastní firmu. Společnost do tohoto pole není možné zadávat přímo, je do ní automaticky propsána společnost, u které vyberete jako typ hodnotu „Naše společnost“, viz sekce Vytvoření nové společnosti v kapitole 19.

Nastavení vlastní společnosti systému umožňuje:

• používat údaje dané společnosti jako údaje plátce v hromadném příkazu k platbám, (viz kapitola 27, sekce Sledování závazků);
• používat údaje dané společnosti jako údaje dodavatele při tisku vydaných faktur, (viz kapitola 25, sekce Vytvoření nové vydané faktury);
• používat údaje dané společnosti jako údaje dodavatele při tisku cenových nabídek, (viz kapitola 20, sekce Rozpis velikosti příležitosti);
• vytvořit formát číselné řady pro automatické číslování příležitostí (spolu se zaškrtnutím příznaku Ruční číslování příležitostí, viz dále);
• vytvořit formáty číselných řad pro automatické číslování vydaných faktur a výzev k platbě (viz dále).

Nastavení podpisu vystavitele

Kromě propisování údajů vlastní společnosti je možné do tištěné podoby vydané faktury či cenové nabídky propsat také podpis uživatele – vystavitele daného dokumentu.

Každý uživatel si může v okně svého uživatelského účtu do pole Podpis uživatele vložit obrázek se svým podpisem. Ten bude následně automaticky propisován do tištěné podoby vydaných faktur či cenových nabídek vystavených daným uživatelem.

Podrobnosti o užitelských účtech naleznete v kapitole 3, sekce Správa uživatelského účtu, o práci s obrázky pak v téže kapitole, sekce Nastavení pracovní skupiny (postup práce s obrázky je zde popisován na poli Logo, které je také používáno v tištěné podobě vydaných faktur a nabídek jako logo vaší společnosti).

Číslování příležitostí a vydaných faktur

Instant Team standardně čísluje příležitosti podle pořadí jejich vytvoření a pro číslování vydaných faktur nabízí pole Číslo, do kterého je možné zapsat libovolné označení faktury. Jak již bylo řečeno výše, jestliže označíte alespoň jednu společnost jako vlastní, budete moci definovat formáty pro automatické číslování příležitostí, vydaných faktur a výzev k platbě.

K definování těchto formátů slouží záložka Číselné řady, kterou si zobrazíte tlačítkem Projektové řízení v nástrojové liště okna pro nastavení pracovní skupiny.

Na ní naleznete řádky Číselná řada vydaných faktur jménem společnosti, a Číselná řada výzev k platbě jménem společnosti, ve kterých můžete zadat masku číselné řady, podle níž budou vydávané faktury, resp. výzvy k platbě automaticky číslovány.

Jestliže zároveň na stránce pro konfiguraci řízení vztahů se zákazníky, (viz obrázek 29.2), zaškrtnete příznak Ruční číslování příležitostí, naleznete na záložce Číselné řady také řádek Číselná řada příležitostí jménem společnosti, ve kterém zadáním masky nadefinujete číselnou řadu pro automatické číslování příležitostí.

Podrobnosti o definici masky číselné řady naleznete v kapitole 17, sekce Konfigurace plánování, Režim ručního číslování projektů.

Nastavení více vlastních společností

Jestliže zastupujete více firem a typ „Naše společnost“ zvolíte u více společností, bude třeba v kolonce Naše společnost vybrat, která společnost má být systémem považována za vaši výchozí.

Nastavení více vlastních společností, resp. volba výchozí společnosti ovlivní fungování aplikace následovně:

• Údaje výchozí společnosti budou automaticky používány jako údaje plátce v hromadném příkazu k platbě.
• Údaje výchozí společnosti budou automaticky používány jako údaje dodavatele při tisku vydaných faktur vytvořených akcí Nová vydaná faktura..., resp. Nová výzva k platbě... Pokud budete chtít vydanou fakturu vystavit jménem jiné než výchozí společnosti, použijte pro vytvoření nové faktury akce Nová vydaná faktura jménem (výběr konkrétní společnosti), resp. Nová výzva k platbě jménem umožňující vybírat společnost, jejímž jménem má být faktura vystavena. Na okně vydané faktury vždy v poli Dodavatel vidíte, jménem které společnosti je faktura vystavena, resp. údaje které společnosti budou automaticky propsány do tištěné podoby faktury. Toto pole slouží pouze pro kontrolu a není možné jeho hodnotu měnit.
• Údaje výchozí společnosti budou automaticky používány jako údaje dodavatele při tisku cenových nabídek z příležitostí vytvořených akcí Nová příležitost... Pokud budete chtít cenovou nabídku vystavovat jménem jiné než výchozí společnosti, použijte pro založení příležitosti volbu Nová příležitost jménem (výběr konkrétní společnosti) umožňující zvolit, za kterou společnost bude cenová nabídka vytvořena. Na záložce Rozpis v okně příležitosti pak v poli Jménem společnosti uvidíte společnost, jejímž jménem bude nabídka vytvořena, resp. jejíž údaje budou automaticky propsány do tištěné podoby nabídky. Toto pole slouží pouze pro kontrolu a není možné jeho hodnotu měnit.

  ---

  
  

  Obrázek 29.7: Cenová nabídka vystavená jménem vybrané společnosti

  ---

• Pro všechny vaše vlastní společnosti bude možné vytvořit samostatnou číselnou řadu pro číslování příležitostí, vydaných faktur a výzev k platbě.
• Při plánování projektů se bude v okně projektu na stránce Konfigurace zobrazovat pole Jménem společnosti, v němž můžete zvolit společnost, za níž je projekt realizován. Standardně jsou projekty vedeny jménem vaší výchozí společnosti, pokud projekt vznikl konverzí z příležitosti, pak jménem společnosti, se kterou byla realizována daná příležitost. Údaje společnosti uvedené v tomto poli jsou automaticky propisovány jako údaje dodavatele do tištěné podoby vydaných faktur vystavených přímo z úkolů daného projektu.

Šablony pro tisk dokumentů

V kapitole 25 Fakturace, sekce Vytvoření nové vydané faktury, je podrobně popisován postup tisku vydávaných faktur, v kapitole 20, sekce Rozpis velikosti příležitosti pak postup pro tisk cenových nabídek. Tisk těchto dokumentů je v Instant Teamu založen na generování souborů ve formátu HTML, strukturu a obsah těchto souborů, resp. webové stránky zobrazující podobu dokumentů pro tisk, určuje zvolená šablona pro tisk.

Šablonu, podle které se budou ve vaší pracovní skupině tisknout klasické vydané faktury, vyberete v kolonce Šablona pro tisk faktur. V aplikaci je předpřipraveno několik šablon pro tisk faktur, jako výchozí je zvolena šablona s označením „modrá (DL)“. Šablonu, podle které se vydané faktury mohou tisknout formou výzvy k platbě, určuje kolonka Šablona pro tisk výzvy k platbě, šablonu, podle které se mohou tisknout daňové doklady k uhrazeným výzvám, pak kolonka Šablona pro tisk daňového dokladu k platbě. Aplikace obsahuje jednu předpřipravenou šablonu pro tisk výzvy k platbě a jednu šablonu pro tisk daňového dokladu k platbě, tyto šablony jsou nastaveny jako výchozí.

Šablonu, která se bude obchodníkům nabízet jako výchozí šablona pro tisk cenových nabídek, zvolíte v kolonce Výchozí šablona pro tisk nabídky. Ve výchozím nastavení aplikace je předpřipravena jedna šablona pro tisk cenové nabídky, není však nastavena jako výchozí (uživatelé si jí volí při tisku jednotlivých nabídek).

Přehled existujících šablon naleznete na záložce Šablony dokumentů, kde můžete vytvářet i šablony nové. Samotným obsahem šablony dokumentu je zdrojový kód webové stránky zobrazující vydanou fakturu či cenovou nabídku, pro jeho vytvoření se budete muset pravděpodobně obrátit na IT specialistu ve vaší společnosti.

Každý dokument, resp. každá šablona dokumentu se skládá ze dvou šablon – z vlastní (hlavní) šablony a ze šablony detailu. Vlastní šablona slouží pro definici hlavičky a patičky tištěného dokumentu, tedy části faktury, resp. nabídky obsahující obecné údaje, např. o odběrateli, dodavateli či splatnosti faktury. Šablona detailu slouží pro definici části dokumentu zobrazující jednotlivé fakturované, resp. nabízené položky.

Novou šablonu pro tisk dokumentu vytvoříte zadáním jejího názvu do šedivé buňky Nová šablona dokumentu a potvrzením zadané hodnoty. Na úvodní záložce okna pro definici šablony v poli Typ šablony zvolte, zda chcete vytvořit vlastní šablonu pro tisk vydané faktury, resp. cenové nabídky či šablonu detailu faktury, resp. nabídky. Můžete zde také dopsat k šabloně poznámku.

Ve spodní části okna vlastní šablony bude třeba v kolonce Detailní šablona propojit odpovídající šablonu detailu.

Na záložku Obsah zapište zdrojový kód webové stránky pro zobrazení dokumentu. Nově vytvořená vlastní šablona automaticky obsahuje značku %d zastupující obsah propojené detailní šablony. Řádky kódu zapsané nad touto značkou budou považovány za hlavičku dokumentu, řádky pod ní pak za patičku dokumentu.

V místech, kde chcete do tištěného dokumentu propisovat konkrétní hodnoty zadané v Istant Teamu, můžete v kódu použít značky %1 - %9, - , $1 - $9, #1 - #9, - , @1 - @9 a &1 - &9. Po zapsání značky se na záložce Náhrady zobrazí kolonka Náhrada, ve které budete moci zvolit pole, které má daná značka zastupovat. Na každé šabloně tak můžete vytvořit šedesát tři náhrad, tedy v obecné části dokumentu i v části s položkami je možné zobrazovat hodnoty šedesáti tří polí z Instant Teamu. Podrobný popis fungování náhrad naleznete v kapitole 2, sekce Tisk.

Na záložce s přehledem existujích šablon i na úvodních záložkách jednotlivých šablon naleznete také pole Vzor, u kterého jsou přiloženy soubory ve formátu HTML obsahující vzorové faktury či nabídky pro tisk. Pomocí tohoto pole, resp. přiloženého souboru, je možné kontrolovat podobu dokumentu definovaného danou šablonou. Po otevření souboru se ve webovém prohlížeči zobrazí stránka s vydanou fakturou či cenovou nabídkou pro tisk, ve které budou místo konkrétních hodnot uvedeny názvy polí zvolených v náhradách (v předpřipravených šablonách jsou definovány tři řádky tabulky s položkami, při tisku se bude zobrazovat počet řádek odpovídající počtu položek jednotlivých faktur, resp. počtu položek jednotlivých rozpisů příležitostí).

Uživatelské role v řízení vztahů se zákazníky

Pro funkcionalitu Řízení vztahů se zákazníky nabízí Instant Team obdobnou strukturu uživatelských rolí jako pro řízení projektů. Jsou k dispozici role Vedoucí, Finančník, Správce a Dohlížitel, speciálně pro tuto funkcionalitu je navíc určena role Obchodník. Všechny role je možné kombinovat. Podrobné informace o oprávnění rolí pro řízení projektů a o způsobu přiřazování rolí jednotlivým uživatelům naleznete v kapitole 17 sekce Uživatelské role.

Všichni uživatelé, bez ohledu na roli jim v systému přiřazenou, mohou číst základní údaje záznamů v databázích Zájemci, Společnosti a Kontakty a mohou v nich vytvářet záznamy nové. Záznamy, u kterým jsou uvedeni jako vlastníci, mohou rovněž měnit a odstraňovat.

Libovolný uživatel může také pracovat s přiřazenými příležitostmi (je uveden jako jejich obchodník) a používat e-mailovou komunikaci Instant Teamu. Jestliže jsou tato základní oprávnění pro práci vybraného uživatele dostatečná, můžete ponechat v poli Role výchozí hodnotu Žádná.

Přidělením role Obchodník umožníte uživateli:

• číst, měnit, vytvářet a odstraňovat příležitosti;
• vytvářet návrhy projektů pro příležitosti.

Uživatel s rolí Správce kromě oprávnění popsaných v části o projektovém řízení získá právo:

• číst, měnit libovolné příležitosti a vytvářet pro ně návrhy projektů;
• číst, měnit, vytvářet a odstraňovat libovolné zájemce, společnosti a kontakty;
• číst, měnit, vytvářet a odstraňovat produkty, měny, jednotky a šablony obchodních procesů, e-mailových zpráv, dokumentů pro tisk a upomínek.

Uživatelé s rolí Finančník získají oprávnění zadávat, číst, měnit a odstraňovat výnosové sazby úkolů a prodejní ceny produktů a mají k dispozici sestavy pro sledování cash-flow, výnosů a zisků projektů. Mají také přístup k fakturaci.

Práva uživatele s rolí Dohlížitel zůstávají stejná jako v oblasti řízení projektů, dohlížitel může číst libovolné záznamy evidované v systému, nemá oprávnění je vytvářet, měnit ani odstraňovat.

Přístupová práva jednotlivých uživatelů (s výjimkou uživatele v roli Dohlížitel) k úkolům, schůzkám, e-mailovým zprávám, dokumentům připojeným k záznamům z databází řízení vztahů se zákazníky vyplývají z vlastnictví daných záznamů, případně ze stavu příležitosti, ke které jsou tyto záznamy připojeny, viz kapitola 20, sekce Stav příležitosti.