Používateľská príručka
II  Řízení vztahů se zákazníky

V tejto kapitole:

Díky systému pro správu přijatých faktur, tedy faktur, které pro vás vystavili dodavatelé na vámi objednané služby či zboží, můžete v Instant Teamu snadno sledovat splatnost přijatých faktur či výši závazků vůči vašim dodavatelům. Je možné z něho také exportovat hromadné bankovní příkazy.

Při řízení projektů vám tento systém umožní:

• upřesnit sledování nákladů projektů na základě částek v přijatých fakturách;
• upřesnit sledování cash-flow nákladů projektů na základě informací o splatnosti, resp. zaplacení přijatých faktur.

Evidování přijatých faktur je vyhrazeno uživatelům s rolí Finančník.

Evidence přijatých faktur

K vytváření přijatých faktur slouží sestava Přijaté faktury ve složce Finance v navigačním panelu. V této sestavě získáté také přehled o všech evidovaných přijatých fakturách.

Novou přijatou fakturu vytvoříte tlačítkem Nová přijatá faktura v nástrojové liště sestavy nebo obdobnou volbou u nabídky Záznam. Otevře se okno s podrobnostmi přijaté faktury, v jehož horní části můžete do polí Číslo, Variabilní symbol, Datum vystavení, Datum zdanitelného plnění a Datum splatnosti doplnit fakturační údaje podle dodavatelem vystavené faktury (standardně je do pole Variabilní symbol předvyplněno číslo faktury, do pole Datum vystavení datum vytvoření záznamu, do pole Datum zdanitelného plnění se propisuje hodnota pole Datum vystavení a hodnota v poli Datum splatnosti je vypočítávána podle nastavení doby splatnosti nákladů ve vaší pracovní skupině).

Do pole Společnost vepište, resp. pomocí nabídky pole vyhledejte společnost, ke které se faktura váže. Vztahuje-li se faktura k jednomu projektu (případně příležitosti či požadavku), uveďte ho do pole Patří do. Po výběru hodnoty v poli Patří do se do pole Společnost, pokud již není vyplněno, automaticky propíše společnost propojená s vybraným záznamem. Společnost, k níž se faktura váže, můžete změnit volbou Nahradit... v místní nabídce nad polem.

Údaje o faktuře budou následně dostupné také v okně vybrané společnosti na záložce Přijaté faktury, případně v okně vybraného projektu na záložce Finance/Cash-flow, viz obrázek 27.4.(Záložka Přijaté faktury v okně společnosti, resp. sestava Přijaté faktury na záložce Cash-flow v okně projektu mají obdobnou podobu jako sestava s přehledem všech přijatých faktur v navigačním panelu, ale zobrazují se až po propojení alespoň jedné přijaté faktury s danou společností či projektem.)

Ve vnořené sestavě Položky evidujete jednotlivé položky, na které byla faktura vystavena. Novou položku vytvoříte zapsáním jejího názvu do šedivé buňky Nová položka přijaté faktury (sloupec Předmět) a potvrzením zadané hodnoty.

Ve sloupci Fakturovaný úkol můžete zvolit úkol z propojeného projektu, ke kterému se položka váže. (Budou-li se položky faktury vztahovat k úkolům z různých projektů, nevyplňujte pole Patří do.) Pokud má vybraný úkol zadánu vlastní nákladovou sazbu, resp. zdroj, kterému je úkol přiřazen, má zadánu hodinovou sazbu, propíše se tato hodnota do sloupce Jed. cena jako cena za jednotku množství. Hodnota ve sloupci Množství bude automaticky vypočítána jako podíl částky k fakturaci (kombinované náklady zvoleného úkolu včetně nákladů jeho podúkolů) a nákladové, resp. hodinové sazby fakturovaného úkolu. Jestliže nebude možné odvodit jednotkovou cenu, ale náklady k fakturaci nebudou nulové, propíše se do pole Množství hodnota „1“ a jako jednotková cena částka k fakturaci. Propsané hodnoty je samozřejmě možné upravovat dle skutečně fakturované částky. (Podrobnosti o nákladové sazbě úkolů a výpočtu částky k fakturaci, resp. kombinovaných nákladů naleznete v kapitole 16 Náklady.)

Do sloupců Sleva a %dph, případně také Množství a Jed. cena, pokud nebudou předvyplněny systémem, je třeba zadat odpovídající údaje z originálu přijaté faktury. Po vyplnění těchto údajů pak budou pole Celková cena bez DPH, Celkem DPH, Celková cena s DPH umístěná ve spodní části okna s podrobnostmi přijaté faktury ukazovat souhrnné hodnoty za všechny fakturované položky.

Položky přijatých faktur vytvořených ke konkrétnímu úkolu uvidíte také v okně s podrobnostmi úkolu na záložka Přijaté faktury (tato záložka se v oknech úkolů zobrazuje pouze členům projektových týmů a to u takových úkolů, ke kterým již byla přijatá faktura přiřazena).

Fakturace na základě plánu cash-flow nákladů projektu

Kapitola 16, sekce Cash-flow nákladů popisuje, jak určit, po jakých částech bude projekt fakturován, a jak naplánovat termíny fakturace. Na základě tohoto plánu můžete v přijatých fakturách hromadně vytvářet položky odpovídající částem projektu, které již měly být fakturovány.

U faktury, která je přiřazena k projektu, slouží pro hromadné vytvoření položek tlačítko Vložit nevyfakturované z projektu. Tímto tlačítkem budou ve faktuře vytvořeny položky pro všechny úkoly daného projektu, u kterých jste zvolili způsob fakturace, a které mají předpokládaný termín fakturace k aktuálnímu datu nebo dříve (v poli Stav fakturace mají hodnotu „Mělo být fakturováno“), a dosud nebyly vyfakturovány.

Do faktury, která nebude přiřazena k žádnému projektu, ale pouze ke společnosti, pak tlačítkem Vložit nevyfakturované pro společnost vložíte položky pro dosud nevyfakturované úkoly ze všech projektů propojených s danou společností.

Cash-flow nákladů projektu s přijatými fakturami

Plán cash-flow nákladů projektu lze využít pro hromadné vytváření položek přijatých faktur a obráceně – evidenci přijatých faktur lze použít pro zpřesnění sledování cash-flow nákladů projektu. Cash-flow nákladů pro úkoly propojené s přijatými fakturami bude výši částek přebírat z faktur a termíny z data splatnosti, resp. zaplacení faktury.

Úkoly se v sestavě Fakturace nákladů na záložce Cash-flow v okně projektu zobrazí nejen po vybrání způsobu fakturace, ale i po propojení s přijatou fakturou (po vybrání ve sloupci Fakturovaný úkol v položce přijaté faktury).

U úkolů, které jsou propojeny s přijatou fakturou, se do sloupce Náklady vyfakturovány na faktuře propíše odpovídající faktura a ve sloupci Stav fakturace bude nastavena hodnota Fakturováno se žlutým zvýrazněním. Zároveň dojde ve sloupci Fakturace úkolu v sestavě nákladů k nastavení hodnoty Vyfakturováno.

Po uplynutí data splatnosti uvedeného na přijaté faktuře se hodnota ve sloupci Stav fakturace automaticky změní na hodnotu Po splatnosti s oranžovým zvýrazněním. Po označení dané faktury za zaplacenou, viz dále, na hodnotu Zaplaceno s jasně žlutým zvýrazněním.

Graf Cash-flow pak za úkoly propojené s fakturou zobrazuje časový průběh a výši výdajů podle údajů uvedených na faktuře. Jednotlivé výdaje jsou na časovou osu vynášeny ke dni splatnosti, resp. ke dni zaplacení faktury. K aktuálnímu dni vidíte barevně odlišené výdaje dosud nevyfakturované, vyfakturované, již zaplacené i výdaje po splatnosti.

Korekce nákladů

Někdy se náklady, které jste na úkol plánovali vynaložit, a které jste museli skutečně vynaložit, mohou lišit a je třeba v přijatých fakturách systémem předvyplněné údaje upravovat podle reálných údajů z originálů přijatých faktur. Aby bylo snadno dohledatelné, kde k takovým úpravám došlo, existuje v Instant Teamu pole nazvané Korekce nákladů.

Toto pole se zobrazuje na záložce Náklady v oknech úkolů propojených s položkami přijatých faktur.

Korekce nákladů je pro daný úkol automaticky vypočítávána jako rozdíl fakturovaných nákladů (součet částek za všechny položky přijatých faktur propojené s daným úkolem) a přepokládané výše fakturovaných nákladů (hodnota pole K fakturaci). Kladná hodnota vypovídá o tom, o kolik je reálně fakturovaná částka vyšší než částka předpokládaná, resp. o kolik fakturované náklady tohoto úkolu stouply oproti očekávání.

Záporná hodnota signalizuje situaci, kdy je dosud fakturovaná částka k úkolu nižší než předpokládaná částka k fakturaci a dá se interpetovat tak, že nebyly dosud vyfakturovány celé předpokládané náklady daného úkolu, případně, o kolik se oproti předpokladům náklady úkolu snížili.

Rozdíl předpokládaných a dosud vyfakturovaných nákladů úkolů můžete sledovat také na úrovní projektů a to ve sloupci Celková korekce nákladů v sestavě Náklady v navigačním panelu.

Sledování závazků

U evidovaných přijatých faktur můžete v závislosti na uhrazení měnit hodnoty pole Stav přijaté faktury a sledovat tak jejich splatnost či výši vašich závazků.

Při zanesení nové přijaté faktury do Instant Teamu je v poli Stav přijaté faktury, které se zobrazuje v levé části stavového řádku okna přijaté faktury, nastavena hodnota Otevřená. Tato hodnota je zvýrazňována oranžovým pozadím stavového řádku okna přijaté faktury i příslušného sloupce v sestavě přijatých faktur.

Po zapsání všech potřebných údajů můžete fakturu přepnout do stavu Čeká na zaplacení. Slouží k tomu volba Dokončit přijatou fakturu u tlačítka pro změnu stavů v nástrojové liště okna přijaté faktury (tlačítko s ikonkou zelené fajfky).

Ve faktuře čekající na zaplacení již není možné měnit žádné údaje kromě polí v oddílu Platba, který se zobrazí ve spodní části okna přijaté faktury.

Všechny faktury čekající na zaplacení naleznete v sestavě Závazky ve složce Finance v navigačním panelu. Pomocí této sestavy si můžete snadno udržet přehled o splatnosti přijatých faktur a o svých závazcích. Přehledně v ní vidíte komu, kdy a kolik máte, či jste již měli zaplatit.

Volbami u parametru Společnost je možné filtrovat pouze závazky k vybrané společnosti.

Jestliže fakturovanou částku hradíte postupně, můžete si v okně přijaté faktury čekající na zaplacení nebo přímo v sestavě Závazky zaznamenat do polí Zaplaceno a Datum zaplacení výši a datum částečné úhrady. Ve výši vašich závazků, které se zobrazují ve sloupci Dluh, pak bude tato částečná úhrada zohledněna.

Hodnota v poli Zaplaceno je systémem porovnávána s celkovou cenou s DPH a barevně znázorňuje poměr těchto dvou hodnot. Zeleně zvýrazněná hodnota v poli Zaplaceno signalizuje, že faktura byla zaplacena přesně, oranžově, že uhrazená částka byla v rámci stanoveného limitu a červené zvýraznění značí, že uhrazená částka byla mimo stanovený limit. Limit pro kontrolu správnosti uhrazených částek je ve výchozím nastavení aplikace nastaven na 100,- Kč, resp. na 10% fakturované částky. Správce pracovní skupiny může určit limit jiný, podrobnosti viz kapitola 29, sekce Nastavení údajů pro fakturaci.

Pomocí parametrů Společnost a Stav zaplacení si můžete filtrovat své závazky k jednotlivým společnostem nebo podle správné výše jejich uhrazení.

Až bude celá faktura uhrazena, použijte volbu Označit přijatou fakturu za zaplacenou. Dojde k automatickému vyplnění polí Zaplaceno (pokud nebyla do pole zadána žádná hodnota, propíše se hodnota pole Celková cena s DPH) a Datum zaplacení (propíše se datum označení faktury za zaplacenou), faktura bude přepnuta do konečného stavu Zaplacená (zelené zvýraznění) a ze sestavy závazků zmizí.

U tlačítka pro vracení stavů (tlačítko s ikonkou červeného křížku) naleznete volbu Znovu otevřít přijatou fakturu, kterou můžete použít, pokud budete potřebovat změnit údaje v již uzamčené faktuře (faktury ve stavu Čeká na zaplacení a Zaplacená) a volbu Zrušit přijatou fakturu, kterou můžete použít ke zrušení přijaté faktury. Tato volba je dostupná pouze u otevřených faktur a přepne fakturu do stavu Zrušená (červené zvýraznění).

Otevřené faktury lze také ze systému zcela odstranit tlačítkem Odstranit přijatou fakturu.

Úhrada přijatých faktur hromadným příkazem

Pokud přijaté faktury nejen sledujete, ale zajišťujete i jejich platby, můžete ze sestavy Závazky vyexportovat hromadný příkaz k platbě ve formátu ABO. Jeho prostřednictvím přenesete do banky údaje k platbám vybraných faktur v jedné dávce bez nutnosti ručního zadávání jednotlivých platebních příkazů. (Jako údaje plátce budou automaticky exportovány údaje vaší výchozí společnosti, viz sekce Nastavení vlastní společnosti v kapitole 29.)

Formát ABO se běžně používá pro výměnu finančních zpráv a umožňuje elektronicky zadávat tuzemské platební příkazy. O způsobu importu hromadného příkazu ve formátu ABO do svého účtu se informujte ve své bance.

Před samotným exportem hromadného příkazu nejdříve všechny faktury čekající na zaplacení, které chcete příkazem uhradit, přepněte volbou Vybrat k platbě do stavu Vybraná k platbě (zelenomodré zvýraznění).

Kliknutím na libovolnou fakturu aktivujete tlačítko Exportovat hromadný příkaz v nástrojové liště. Použitím tlačítka dojde k vygenerování exportního souboru obsahujícího údaje za všechny faktury aktuálně se nacházející ve stavu „Vybraná k platbě“.

V dialogovém okně vyberte cestu pro uložení souboru a následně ho podle instrukcí své banky nahrajte do internetového bankovnictví. Způsobem obvyklým ve vaší bance pak hromadnou platbu potvrďte.

Faktury, jejichž údaje jste takto vyexportovali, budou automaticky přepnuty do stavu Předaná k platbě (modré zvýraznění). Po uskutečnění platby je můžete označit za zaplacené.