Benutzerhandbuch

In diesem Kapitel:

Ein fester Bestandteil des Management von Kundenbeziehungen ist auch die Erhaltung einer aktuellen und vollständigen Übersicht über die Gesellschaften, mit denen Sie in Geschäftsbeziehungen stehen, über Ihre Kontakte in diesen Gesellschaften und über die Kommunikation mit ihnen. Dieses Kapitel beschreibt die Art und Weise, wie diese Liste erstellt und mit anderen Geschäftsleuten geteilt werden kann.

Erstellung einer neuen Gesellschaft

Durch Umschalten in den Datenbestand Gesellschaften in der Navigation oder durch Wahl Ansicht/Datenbestand/Gesellschaften wird zuerst ein Tabellenbericht mit der Übersicht aller Gesellschaften angezeigt, siehe Bild 13.4 unten. Mit dem Menü Datensatz/Neu/Neue Gesellschaft, ähnlicher Schaltfläche in der Toolbar oder der Tastenkombination <Strg+N> öffnet sich ein Fenster, wo Sie Angaben über die neue Gesellschaft eintragen können.

Zur eindeutigen Identifikation der Gesellschaft füllen Sie in der Box Firma ihre genaue Bezeichnung.

Weitere Felder, die gleich wie die Datensätze im Datenbestand der Interessenten Firmen- und Kontaktangaben enthalten, sind keine Pflichtfelder. Sie ermöglichen Ihnen und den anderen Benutzern, die damit arbeiten können, erforderliche Informationen über eine Gesellschaft jederzeit schnell zu gewinnen oder die Gesellschaften danach zu sortieren. Diese Angaben oder etwaige Bemerkungen können Sie im Bericht mit der Übersicht aller Gesellschaften auch jederzeit später ergänzen.

Das Feld Eigentümer bestimmt den Benutzer, der berechtigt ist, Datensätze der jeweiligen Gesellschaft anzupassen, in dieses Feld wird standardmäßig eine Standardressource des aktuell angemeldeten Benutzers durchgeschrieben, eventuell kann eine der ihm zugeordneten Ressourcen zum Eigentümer werden, falls es solche gibt. Die Zuordnung der Eigentümer zu einzelnen Gesellschaften kann auch der Administrator einer Arbeitsgruppe durchführen, der gleichzeitig über die Berechtigung verfügt Datensätze aller Gesellschaften zu ergänzen.

Die Felder Detail aus Web nach der ID-Nr., Adresse auf der Karte und Weitere Adresse auf der Karte enthalten Weblinks und ermöglichen die Lage einer Gesellschaft auf der Karte und ausführliche Informationen nach der Identifikationsnummer auszusuchen. Eine ausführliche Beschreibung dieser Felder einschließlich der Möglichkeit die Ansicht der Webseiten anzuzeigen finden Sie im Kapitel 12, Teil Anzeige der Informationen aus Webseiten.

Die Listen zur Auswahl der vordefinierten Werte, die in den Feldern Typ der Gesellschaft, Eigentum und ähnlich wie im Fenster mit Details des Interessenten auch in Feldern Bewertung und Mitarbeiterzahlangeboten werden, können auf der Ebene Professional nach Bedarf angepasst werden, siehe Kapitel 19, Teil Definition der Felder ändern und das Bild 19.10.

Struktur der Gesellschaft

Die Felder Niederlassung und Elternteil ermöglichen die Erfassung von Angaben über die jeweiligen Gesellschaft nach ihrer eigenen Organisationsstruktur.

Falls eine neue Gesellschaft erstellt wird und aus der Dropdown-Liste im Feld Elternteil eine bestehende Gesellschaft ausgewählt wird, wird die neue Gesellschaft als ihre Niederlassung erfasst. Der Name der neuen Gesellschaft bzw. der Niederlassung bildet die Kombination der Felder Firma und Niederlassung und in der Übersicht der Gesellschaften werden diese Gesellschaften hierarchisch geordnet.

Eine neue Niederlassung einer Gesellschaft kann auch mit der Wahl Datensatz/Neu/Neue Gesellschaft/Neue Niederlassung... erstellt werden über der markierten Zeile der jeweiligen Gesellschaft.

Die Übersicht der Niederlassungen einer Gesellschaft wird unter dem separaten Reiter Niederlassungen im Fenster mit Details der Gesellschaft angezeigt. Der Reiter öffnet sich nur, wenn irgendwelche Niederlassungen erstellt werden, Sie finden hier Angaben über den Namen der Niederlassung, den Primärkontakt, die Telefon- und Telefaxverbindung, die Mitarbeiterzahl der jeweiligen Niederlassung und den Datensatz-Eigentümer.

Kontakte der Gesellschaften

Eine komplexe Übersicht über Personen, mit denen man in der jeweiligen Gesellschaft verhandeln kann, sie wird im Fenster mit Details der Gesellschaft unter dem Reiter Kontakte erstellt, wo sich eine Tabelle mit der Liste der Kontakte für die betreffende Gesellschaft befindet.

Einen neuen Kontakt zur Gesellschaft hinzufügen

Falls Sie sich im Reiter Kontakte befinden, können Sie den neuen Kontakt mit der Wahl Datensatz/Neu/Neuer Kontakt/Neuer Kontakt bei der Gesellschaft..., oder mit ähnlicher Schaltfläche in der Toolbar hinzufügen. Das neu geöffnete Fenster mit Details des neuen Kontakts enthält einige Gruppen der Felder, wo Sie Personal- oder Arbeitsangaben des Ansprechpartners ergänzen können.

Die wichtigsten Boxen stellen die Felder Name, Familienname und Gesellschaft dar, nach denen der Kontakt weiter zugeordnet wird.

Details darüber, auf welche Weise Sie bei den ausgewählten Feldern die Liste der angebotenen Werte anpassen können und wie Sie mit Feldern arbeiten sollen, die einen Weblink enthalten, finden Sie oben im Teil Erstellung einer neuen Gesellschaft.

Primärkontakt der Gesellschaft

Im Fenster mit Details der Gesellschaft (siehe Bild 13.1) und im Bericht mit Übersicht der Gesellschaften (siehe Bild 13.4) befindet sich das Feld mit der Bezeichnung Primärkontakt, das die meistgenutzte Verbindung mit der Gesellschaft bezeichnet.

Als Primärkontakt wird der erste Kontakt in der Reihenfolge der Liste der Kontakte für die betreffende Gesellschaft bzw. Niederlassung automatisch bezeichnet. Durch Überziehen der ausgewählten Zeilen mit der Maus können Sie die Reihenfolge der Datensätze ändern und auf diese Weise bestimmen, welcher Kontakt als primär bezeichnet werden soll.

Übersicht aller Kontakte

Den Datenbestand aller erfassten Kontakte, unabhängig von der Zuordnung zu einzelnen Gesellschaften, finden Sie in der Navigation, im Bericht mit der signifikanten Bezeichnung Kontakte. Mit dem Menü Datensatz/Neu/Neuer Kontakt... können neue Kontakte auch direkt in diesem Bericht eingegeben werden.

Durch Auswahl von Parameter Eigentümer können Sie Kontakte nur derjenigen Gesellschaften anzeigen, bei denen Sie oder ein ausgewählter Benutzer als Eigentümer bezeichnet sind.

Mit dem Parameter Jahrestag wählen Sie Kontakte aus, die in dem jeweiligen Zeitraum ihren Geburtstag feiern.

Die Suche innerhalb der Datensätze erleichtert die Funktion für schnelle Suche, die im Kapitel 2 beschrieben ist.

Projekte und Gelegenheiten der Gesellschaft

Die Anwendung Instant Team ermöglicht es zu einzelnen Gesellschaften auch Projekte und Gelegenheiten zu erfassen, die mit der jeweiligen Gesellschaft umgesetzt wurden.

Unter dem Reiter Projekte finden Sie eine Übersicht aller Projekte, die mit der betreffenden Gesellschaft früher umgesetzt wurden (im Parameter Sperren die Wahl Ja) oder die gerade verlaufen (im Parameter Sperren die Wahl Nein). Nach einem Doppelklick auf die Zeile mit dem ausgewählten Projekt öffnet sich das Fenster mit Projektdetails.

Falls in der Einstellung Ihres Benutzerkontos auch die Rolle Leiter oder Administrator angeführt ist, können Sie mit dem Menü Datensatz/Neu/Neues Projekt/Neues Projekt bei der Gesellschaft... ein neues Projekt direkt für die betreffende Gesellschaft anlegen.

Die Anleitung zur Projektgründung finden Sie in den vorigen Kapiteln dieses Handbuchs, die dem Projektmanagement gewidmet sind. Der Unterschied besteht nur darin, dass mit der erlaubten Funktion Management von Kundenbeziehungen im Fenster mit Projektdetails die Gesellschaft direkt festgelegt werden kann, zu der sich das Projekt bezieht, oder Übersicht der Kontakt erstellt werden kann, die in dem Projekt bestimmte Rollen haben (die ausführliche Beschreibung der Rolle der Kontakte, die im Projektfenster angezeigt wird, wenn die Funktion Management von Kundenbeziehungen aktiv ist, finden Sie im nächsten Kapitel, Teil Rolle der Kontakte in einer Gelegenheit). Die Informationen über die Gesellschaft, die im Projektfenster eingestellt ist, und über den Primärkontakt dazu sind ebenfalls im Kontext der einzelnen Projektaufgaben verfügbar.

Der Reiter Angelegenheiten bietet eine Übersicht über alle Gelegenheiten, bzw. mit Hilfe des Parameters Status der Gelegenheit über ausgewählte, gewonnene oder verlorene Gelegenheiten und ihre Grundangaben.

Die Gelegenheiten zum Abschluss von Geschäftsfällen und die Vorgänge ihrer Umsetzung werden im folgenden Kapitel beschrieben.

Erfassung der Dokumente und Anhänge

Sämtliche Dokumente, die zu einzelnen Projekten und Gelegenheiten hinzugefügt wurden, sehen Sie komplett aus der Sicht der Gesellschaft. Falls es irgendwelche gibt, werden sie unter dem Reiter Dokumente und Anhänge im Fenster mit Details der Gesellschaft angezeigt.

Der Reiter enthält auch die Übersicht aller Termine, E-Mail Nachrichten und Aufgaben, die im Kontext der Projekte oder Gelegenheiten bei der jeweiligen Gesellschaft ausgewählt wurden und zu denen Anhänge hinzugefügt wurden. Eine ausführliche Beschreibung eines ähnlichen Reiters entnehmen Sie dem Kapitel 4 Projekte, Teil Dokumente und Anhänge.

Übersicht der Kommunikation mit der Gesellschaft und Kontakte

Der Verlauf aller in Instant Team erstellten Termine und E-Mail Nachrichten bzw. der in Instant Team versendeten Nachrichten, die zu konkreten Projekten und Gelegenheiten bei einer Gesellschaft zugeordnet wurden, steht allen Geschäftsleuten unter Reiter Aktivitäten im Fenster mit Details der Gesellschaft zur Verfügung. Gleichzeitig finde sie hier die Übersicht aller Termine und Nachrichten, bei denen einer der Kontakte der jeweiligen Gesellschaft als Teilnehmer eines Termins bzw. Empfänger einer Nachricht bezeichnet wurde.

Die Übersicht der Termine und der E-Mail Nachrichten mit den einzelnen Kontakten wird unter dem gleichnamigen Reiter auch im Fenster mit Details des Kontakts angezeigt.

Beide Reiter erscheinen nur, wenn es irgendwelche Termine oder E-Mail Nachrichten gibt. Die Beschreibung aus dem Reiter Aktivitäten und die Vorgänge zur Planung der Termine in Instant Team oder zur Arbeit mit den E-Mail Nachrichten entnehmen Sie den Kapiteln 9 Termine, 10 E-Mail Korrespondenz, 16 E-Mail Vorlagen und im Teil Rückverfolgung von E-Mail Adressen beim Versenden von Nachrichten in Instant Team im Kapitel 12.
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