Benutzerhandbuch

In diesem Kapitel:

Die Projektleitung im Produktionsstandort bei Projekten, deren Ausgabe Finalprodukte sind und deren Verlauf auf grundlegende Produktionsschritte gegliedert werden kann, hat bestimmte spezifische Merkmale. Zum Unterschied von klassischen Projekten, deren Planung auf einer Abschätzung des Arbeitsaufwands einzelner Schritte basiert, beruht die Planung der Produktionsprojekte auf einer Festlegung der Normen einzelner Produktionsschritte. Der Arbeitsaufwand dieser Schritte bzw. einzelner Aufgaben des Produktionsprojektes wird dann aufgrund der festgelegten Normen und der geforderten Stückzahl zur Produktion berechnet.

Instant Team ermöglicht es auch diese sog. Produktionsprojekte zu planen, dieser Kapitel verfasst sich vor allem mit den Spezifika dieser Projekte. Sie erfahren hier, wir man ein Produktionsprojekt anlegt, wie man Normen bei einzelnen Aufgaben des Produktionsprozesses eingibt oder wie man die tatsächliche Leistung verfolgen und Normen im Projektverlauf anpassen kann.

Die anderen Aspekte der Arbeit der Projektleiter bei der Eingabe der Produktionsprojekt (z.B. Bestellung der Teammitglieder und die daraus resultierenden Zugriffsrechte einzelner Projektmitgileder) und der Planung und Verfolgung der Projektaufgaben (z.B. Aufgabenzuordnung an Eigentümer, Festlegung der Vorgänger und Nachfolger einer Aufgabe, Festlegung der Priorität einzelner Aufgaben sowie die Möglichkeit den Verlauf des ganzen Projekts mithilfe der dazu bestimmten Berichte zu analysieren) sind identisch wie bei klassischen Projekten.

Die Eigentümer einzelner Aufgaben können die Aufgaben der Produktionsprojekte wie die übliche Aufgaben in klassischen Projekten behandeln, sie verfügen über alle Berichte, die eine Übersicht über zugeordnete Aufgaben gewähren, sie können über Beginn oder Ende der zugeordneten Aufgaben benachrichtigt werden und können dazu die Zeit in die Posten der Arbeitszeitnachweise erfassen. Der einzige Unterschied besteht in der Aufzeichnung von Informationen über die Erfüllung der Produktionsaufgaben, die zur Verfolgung einer tatsächlichen Leistung dienen.

Auswahl des Projekttyps

Bei Instant Team kann man zwei Typen der Produktionsprojekte planen. Die erste Möglichkeit beruht auf Zeitnormen, wo auf der Projektebene eine Normstückzahl festgelegt wird und bei den einzelnen Aufgaben dann eine Zeitnorm festgelegt wird, die die Zeit bestimmt, die zur Produktion einer Normstückzahl bei konkreten Teilen erforderlich ist (zur Durchführung der Normzahl eines konkreten Produktionsschrittes).

In dem zweiten Typ wird für das ganze Produktionsprojekt eine normierte Zeiteinheit festgelegt wird und für die einzelnen Aufgaben werden dann die Mengennormen definiert, d.h. es wird die Stückzahl konkreter Teile festgelegt, die für die jeweilige normierte Einheit produziert werden (es wird die Zahl der Durchführung eines konkreten Produktionsschrittes für gegebene Zeit festgelegt).

Bei der Erstellung eines neuen Produktionsprojektes gehen Sie auf die Weise vor, die im Kapitel 4 Projekte beschrieben ist. Ein Projekt wird zum Produktionsprojekt, wenn Sie im Menü des Feldes Typ des Projekts im Fenster mit Projektdetails einen der angebotenen Produktionstypen des Projekts wählen.

Für beide Typen der Produktionsprojekte wird im Projektfenster ein neues Feld Stück zur Produktion angezeigt, in dem die Stückzahl des Finalproduktes bestimmen, das im Rahmen des konkreten Projekts produziert werden soll.

Für Projekte nach den Mengennormen (Auswahl der Möglichkeit „produktiv – nach den Normen, welche die Stückzahl festlegen, die für eine Zeiteinheit produziert wird“) muss im Feld Zeiteinheit für Normen ein Wert eingegeben werden, der einen Zeitabschnitt darstellt, z.B. in der Form 30m, 2h, 1T, 1W. Bei den einzelnen Aufgaben wird dann die Norm festgelegt, die bestimmt, wie viel Stück eines konkreten Teils des Finalprodukts für diesen Zeitabschnitt produziert werden muss.

Für Projekte nach den Zeitnormen (Auswahl der Möglichkeit „produktiv - nach den Normen, welche die Zeit zur Produktion einer bestimmten Stückzahl festlegen“) im Feld Normstückzahl bestimmen Sie die Stückzahl, für die bei den einzelnen Aufgaben eine Zeitnorm festgelegt wird, für die die jeweilige Stückzahl eines konkreten Teils des Finalprodukts produziert werden soll.

Normen bei Aufgaben der Produktionsaufgaben eingeben

Zur Eingabe der Aufgaben von Produktionsprojekten und zur Festlegung der Normen für diese Aufgaben dient der Bericht mit der Bezeichnung Produktionsplan, der in der Navigation im Datenbestand der Aufgaben zu finden ist (er kann auch mit dem Menü Ansicht/Datenbestand/Aufgaben und dann Ansicht/Bericht/Produktionsplan geöffnet werden).

Mit dem Parameter Projekt wählen Sie zuerst ein Produktionsprojekt, für das Sie Aufgaben eingeben wollen. Die neue Aufgabe erstellen Sie mit Hilfe der Tastenkombination <Strg+N> oder mit dem Menü Datensatz/Neu/Neue Aufgabe. In dem Bericht wird eine neue Zeile angezeigt, in die mit Hilfe der Bearbeitungsfelder Angaben zu der neuen Aufgabe aufgezeichnet werden können. Zuerst müssen Sie das Feld Name ausfüllen

Mit einem Doppelklick auf die Zeile mit der Aufgabe öffnen Sie das Fenster mit Details der jeweiligen Aufgabe, hier können Sie auch Angaben zu den Aufgaben ergänzen.

Bei allen neu erstellten Aufgaben sind schon aus dem Kontext des ausgewählten Produktionsprojekts ihre normierte Zeiteinheit (Feld Norm – Zeit für Aufgaben in Produktionsprojekten mit Mengennormen) oder Normstückzahl zur Produktion (Feld Norm – Stückzahl für Aufgaben in Produktionsprojekten mit Zeitnormen) vorausgefüllt.

Für die nach den Mengennormen geplanten Aufgaben wird die Norm durch Ausfüllen des Feldes Norm – Stückzahl einfach festgelegt. Bei jeder konkreten Aufgabe können Sie auf diese Weise bestimmen, wie viel Stück des entsprechenden Teils des Finalprodukts für eine normierte Zeiteinheit produziert werden soll.

Für die nach den Zeitnormen geplanten Aufgaben wird die Norm durch Ausfüllen des Feldes Norm – Zeit festgelegt. Bei jeder konkreten Aufgabe können Sie auf diese Weise bestimmen, wie viel Zeit für die Produktion einer normierten Zahl des entsprechenden Teils des Finalprodukts erforderlich ist.

Nachdem diese Felder ausgefüllt wurden, erscheint das Feld Stück-Koeffizient, welches Bestimmt, wie viel Stück eines konkreten von der Aufgabe definierten Teiles zur Produktion eines Finalprodukts erforderlich ist. Mit diesem Koeffizienten wird die Stückzahl der Finalprodukte multipliziert, die in dem jeweiligen Projekt produziert werden sollen (Feld Stückzahl im Fenster mit Projektdetails) und auf diese Weise die Gesamtstückzahl konkreter Teile zur Produktion berechnet (Feld Geplante Stücke).

Produktionsaufgaben planen

Nachdem bei den einzelnen Produktionsaufgaben Normen eingegeben werden, können wir mit der klassischen Planung des Produktionsprojekts beginnen. Im Fenster mit Details der Aufgabe befindet sich neben spezifischen Feldern zur Eingabe von Normen der Produktionsaufgaben auch ein Standardfeld zur klassischen Projektplanung.

Bei der Erstellung der Aufgabenhierarchie (Feld Elternteil) oder bei dem Hinzufügen der Anhänge zu einer Aufgabe (Feld Anhang) gehen Sie auf die Weise vor, die in den Abschnitten Aufgabe eingeben und Anhänge im Kapitel 5 beschrieben ist.

Im Abschnitt Plan können Sie die Produktionsaufgabe einer konkreten Ressource zuordnen (Feld Eigentümer), bestimmen, wie groß der Kapazitätsauslastungsgrad ist, mit dem sich eine Ressource der Aufgabe widmen kann (Feld Einheiten), wählen, auf welche Weise die Aufgabe geplant werden soll (Feld Priorität, bzw. Feld Beginn und Ende).

Der einzige und grundsätzliche Unterschied gegenüber der Planung von laufenden Aufgaben ist die Berechnung des Arbeitsaufwands im Feld Geplante Arbeit. Für die Produktionsaufgaben, d.h. für die Aufgaben, bei denen eine Norm eingegeben wurde, wird der Wert im Feld Geplante Arbeit aufgrund der eingegeben Norm, des Stück-Koeffizienten und der geplanten Stückzahl des Finalproduktes automatisch berechnet. Bei laufenden Aufgaben im Rahmen eines Produktionsprojektes, d.h. bei den Aufgaben, für die keine Norm eingegeben wurde, kann man die Abschätzung des Arbeitsaufwands direkt im Feld Geplante Arbeit aufzeichnen.

Alle oben genannten Aufgaben, außer des Arbeitsaufwands der Produktionsaufgaben, können Sie auch im klassischen Bericht Plan bequem aufzeichnen und anpassen, der im Kapitel 5, Teil Projektplan ausführlich beschrieben ist.

Die Produktionsprojekte können Sie gemeinsam mit klassischen Projekten auch in anderen Berichten sehen, die zur Analyse der Projekte dienen, wie in den Kapiteln 5 und 6 beschrieben ist.

Stückplan eines Produktionsprojekts

Nach der klassischen Planung des Produktionsprojekts wird im rechten Teil des Berichts Produktionsplan ein Stückplan des konkreten Projekts ergänzt. In Spalten mit der Zeitraumanzeige wird bei den geplanten Produktionsaufgaben die Entwicklung der Stückzahl zur Produktion aufgelistet (die Möglichkeit Detail und Anzahl des angezeigten Spalten der Wertlinie zu ändern beschreibt der Teil Einstellung von Details und Anzahl der Werte im Kapitel 17+.

Verlauf der Produktionsprojekte verfolgen

Die Eigentümer einzelner Aufgaben sehen Aufgaben, die ihnen zugeordnet wurden, beziehungsweise Aufgaben in Projekten, in denen sie als Projektteammitglieder angeführt sind, in klassischen Berichten, z.B. im Bericht Kalender oder Aufgaben zum Erledigen, die im Kapitel 6 beschrieben sind. Bei der Erfassung der Zeit, die einer Projektaufgabe gewidmet wurde, können sie auf die Weise vorgehen, die im Kapitel 7 Arbeitszeitnachweise beschrieben ist.

In der Reitern Ergebnisse und Arbeitszeitnachweise in den Fenstern einzelner Aufgaben stehen dann einige spezifische Felder zur Verfügung, die der Verfolgung des Verlaufs von Produktionsaufgaben dienen.

In das Feld Produzierte Stücke im Reiter Ergebnisse können die Eigentümer einzelner Produktionsaufgaben parallel zu der Erfassung der Arbeitszeit auch die Zahl der tatsächlich produzierten Stücke aufzeichnen.

Aufgrund der eingegebenen Zahl der produzierten Stücke werden Werte der Felder Restliche Stücke, Produziert von und des klassischen Feldes Restarbeit automatisch errechnet.

Im Reiter Arbeitszeitnachweise wird nachfolgend im Feld Tatsächliche Leistung – Zeit (für Aufgaben in Projekten mit Zeitnormen) oder im Feld Tatsächliche Leistung – Stückzahl (für Aufgaben in Projekten mit Mengennormen) eine Information über die tatsächliche Arbeitsleistung an der jeweiligen Aufgabe angezeigt. Die tatsächliche Leistung wird als Quotient der Summe der ausgewiesenen Zeit in den Posten der Arbeitszeitnachweise zu der jeweiligen Arbeit und der erfassten Anzahl der produzierten Stücke berechnet.

Normen bei Aufgaben der Produktionsprojekte anpassen

Der Bericht Produktionsplan bringt übersichtlich alle Informationen über die laufende Erfüllung von Produktionsaufgaben (diese Angaben können neben den Fenstern einzelner Aufgaben auch direkt im Bericht aufgezeichnet werden) und über die tatsächliche Arbeitsleistung an einzelnen Aufgaben. Aufgrund der Auswertung dieser Angaben können die Normen der Produktionsaufgaben im Projektverlauf angepasst werden.

Zur Anpassung der Normen der Produktionsaufgaben dienen die Spalten Angepasste Norm – Zeit (für Aufgaben bei Projekten mit Zeitnormen) oder Angepasste Norm – Stückzahl (für Aufgaben bei Projekten mit Mengennormen).

Nach der Normanpassung wird die geplante Arbeit für die jeweilige Aufgabe automatisch errechnet und das ganze Produktionsprojekt umgeplant.

Normen in Vorlagen der Produktionsprojekte anpassen

Wie bei klassischen Projekten können für Produktionsprojekte bzw. aus Produktionsprojekten Vorlagen erstellt werden. Den Vorgang der Vorlagenerstellung finden Sie im Teil Projektvorlagen im Kapitel 3. Die Produktionsprojektvorlagen sehen Sie neben dem klassischen Bericht Projektvorlagen auch im separaten Bericht Produktionsvorlagen.

Mit Hilfe der Bearbeitungsfelder in den Spalten Norm –Zeit (für Aufgaben bei Projekten mit Zeitnormen) oder Norm – Stückzahl (für Aufgaben bei Projekten mit Mengennormen) können Sie hier vor der Erstellung eines neuen Projekts aus der Vorlage die bestehenden Normen der Produktionsaufgaben einfach eingeben oder anpassen. In der Spalte Stück-Koeffizient können auch Stückzahlen konkreter Teile der Produkte angepasst werden, die für ein neues Projekt erforderlich sind.